A frase “Essa reunião poderia ter sido um e-mail” virou meme, mas traz uma boa reflexão sobre a banalização dos encontros e como organizar uma reunião de trabalho eficiente é importante.
No relatório “The State of Meetings Report 2019” da Doodle, 71% dos profissionais afirmaram que perdem tempo toda semana devido a reuniões desnecessárias ou canceladas.
A rotina de reuniões em cada empresa é diferente, mas é comum os departamentos fazerem reuniões semanais e todo fim de mês uma reunião geral com toda a equipe — principalmente em micro e pequenos negócios.
A frequência e a duração de uma reunião são dois fatores que devem ser levados em consideração de acordo com o objetivo definido para o encontro.
– Existe um propósito claro?
– Uma ação terminou e é relevante analisar os resultados em equipe?
– Os planos de ação precisam de um repasse em grupo?
Se a resposta para essas e outras dúvidas for sim [confira o checklist no final do post], você pode continuar lendo este artigo para aprender algumas dicas de como organizar uma reunião de trabalho.
Mesmo com uma pauta bem definida, o desenrolar da reunião precisa ser conduzido corretamente. Junto com as dicas, incluímos algumas ferramentas do G Suite que ajudam a fazer reuniões cinco estrelas de verdade!
Aprendendo como organizar uma reunião de sucesso
Seu objetivo é impactar positivamente sua equipe de trabalho? Então organize reuniões consistentes que estimulam a capacidade de inovar e resolver problemas.
Com um pitada de objetividade nos pontos principais e os recursos certos, essa tarefa vai deixar de ser um mistério.
1. Organize a pauta da reunião
O responsável por conduzir a reunião também deve fazer a pauta. A pauta é uma organização simples em tópicos dos assuntos da reunião.
Duas ferramentas do G Suite pode ser úteis para essa tarefa: o Google Docs e o Keep.
No Google Docs, você pode organizar os temas e, se necessário, acrescentar uma descrição ou ponto importante que não pode ser deixado de falar.
O Keep também permite criar notas mais extensas, mas pode ser apenas uma lista de tópicos com os assuntos que serão conversados.
Os dois arquivos podem ser compartilhados com antecedência para que todos os membros da equipe possam se preparar e levar suas atualizações e resultados.
2. Evite atrasos enviando lembretes
Uma reunião mal organizada é o motivo pelo qual 44% dos entrevistados no levantamento sobre reuniões da Doodle afirmaram que não conseguem fazer seu trabalho.
Por isso, desde a organização da pauta até o aviso da reunião, tudo deve seguir um passo a passo claro.
Para começar e terminar uma reunião dentro do prazo planejado, primeiro, evite atrasos.
Quando der o horário marcado, comece a reunião. Considere justificativas de atraso, mas não deixe quem chegou no horário esperando.
Uma forma de evitar esse problema que trava o andamento do trabalho, é configurar um lembrete para 10 minutos antes do horário da reunião no Google Agenda.
Como a empresa toda tem acesso a esse aplicativo do G Suite, basta pedir para deixar ativada as notificações do celular.
3. Faça uma ata da reunião
Sabe aquele arquivo que você criou no Google Docs? Peça a um membro da equipe para anotar o que for definido na reunião, criando um ata.
Fazer ata é um processo um pouco antigo, mas que ainda funciona usando as ferramentas atuais.
Ter essas anotações em andamento também ajuda a manter o foco e não mudar o rumo da pauta em discussão. Escolha uma pessoa que digita rápido para acompanhar as ideias que forem faladas.
Para não correr o risco de perder nenhum detalhe, também é fácil gravar a reunião com abrindo uma nota de áudio no Keep ou se for uma reunião remota, também existe a funcionalidade ‘Gravar’ no Hangouts Meet.
Feito o repasse, os responsáveis pelos próximos planos de ação ou que ainda precisam finalizar tarefas podem ser marcados no documento e relembrar os próximos passos.
4. Seja objetivo
Para aprender como organizar uma reunião de trabalho, é importante saber em detalhes os assuntos que serão abordados na pauta.
Monte slides com a ferramenta Apresentações do G Suite para orientar sua fala e lembrar dos detalhes importantes que você destacou na pauta.
Assim, cada pessoa fala no seu momento específico e se mantém focado em apresentar os resultados que alcançou ou o progresso até aquele momento.
A objetividade nas discussões também vai reforçar o compromisso de começar e terminar na hora, além de melhorar o foco de todos.
5. Defina o responsável por cada tarefa
Cada assunto discutido na pauta deve ter uma evolução. As tarefas não concluídas, naturalmente ficam com os mesmos responsáveis que devem mostrar os próximos passos na próxima reunião.
Já para os planos de ação novos se ninguém se voluntariar, o líder da reunião pode escolher alguém para conduzir a meta.
Lembre-se se estabelecer um prazo viável tanto para as novas quantos para tarefas em andamento.
Checklist para montar uma reunião de trabalho
Durante a semana, o responsável por liderar a equipe deve retomar o raciocínio que discutimos no início do texto:
– Precisamos de uma reunião na próxima semana?
– Teremos novos resultados e progressos para analisar?
– Existem outras pautas que devem ser acompanhadas que não tiveram espaço na última reunião?
Essas são algumas perguntas para garantir que o acompanhamento, quando necessário, possa ser feito por e-mail, deixando a reunião mais para frente.
Para fazer uma análise ainda melhor, os experts da Harvard Business Review criaram o checklist abaixo, que traduzimos para que você possa seguir:
Gostou das dicas de como elaborar uma reunião?
Aprender como organizar uma reunião de trabalho exige tanto jogo de cintura quanto as ferramentas certas para facilitar o entendimento e manter todos na mesma página.
Fazer essa integração usando o G Suite é uma forma de ajudar a equipe a trabalhar rápido, economizando tempo, sem deixar a qualidade de lado.
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