De tempos em tempos, precisamos relembrar algumas dicas de produtividade no trabalho, já que muitas vezes a rotina acaba sobrepondo a organização.
O segredo para ter dias mais produtivos é desenvolver hábitos com o apoio de ferramentas que deem suporte para manter a disciplina.
O estudo “The Future of Work” da Cisco aponta que metade dos funcionários globais dizem que o acesso seguro e confiável a ferramentas e a informação teria um impacto mais positivo em sua produtividade.
Você se identifica com essa necessidade e quer se sentir mais satisfeito com o seu desempenho sem se sobrecarregar?
Reunimos dicas de produtividade no trabalho infalíveis para incluir no seu dia a dia de trabalho e algumas ferramentas para ajudar.
9 dicas de produtividade no trabalho
1. Interrompa o ciclo da procrastinação
Abrimos nossa lista de dicas de produtividade no trabalho, na verdade, com um alerta: interrompa o seu ciclo de procrastinação.
Na imagem abaixo, temos um exemplo de como funciona o adiamento das tarefas. Mas cada profissional tem seus gatilhos para procrastinação.
Imagem: Pensar bem viver bem.
Um videozinho rápido no Youtube, os Stories de um influenciador, a newsletter do seu site preferido, um colega que começa uma conversa aleatória.
Tanto quem trabalha em casa quanto quem divide um escritório formal com uma equipe passa por momentos de distração. E se livrar deles aparece com os desafios de uma gincana do Faustão.
Para eliminar esses hábitos ao poucos é importante ficar atento a esses momentos em que você dispersa para conseguir contorná-los.
Então quando tiver que fazer uma tarefa difícil no trabalho, mas está se distraindo com outras coisas, faça uma contagem regressiva: 5) pense na tarefa, 4) dê uma olhada no ambiente ao seu redor; 3) respire fundo; 2) corrija sua postura na cadeira e 1) comece a tarefa.
2. Programe, faça, elimine e delegue
Esse método é conhecido como Matriz Eisenhower. O criador dessa técnica sugere uma classificação das tarefas em quatro partes:
- programar as tarefas importantes, mas que tem mais prazo para conclusão;
- fazer as que são urgentes e imediatas;
- eliminar tarefas que não são urgentes ou importantes;
- delegar tarefas que outra pessoa da equipe pode ajudar a concluir.
Quando se trata de dicas de produtividade no trabalho o segredo é saber seu limite de capacidade. Assim, você se empenha melhor e ainda ajuda alguém a aprender ou ganhar experiência no trabalho.
3. Use a técnica Pomodoro para ter mais foco
É comum ver a técnica Pomodoro em listas de dicas de produtividade no trabalho, mas o motivo é porque ela realmente funciona.
A técnica é simples e fácil de colocar em prática e pode ajudar a ter mais disciplina até você conseguir manter seu “modo trabalho” ativo naturalmente.
Funciona da seguinte forma: a cada 25 minutos de trabalho, faça 5 minutos de pausa. Cada bloco desse é considerado como 1 pomodoro. A cada 4 pomodoros é permitido um intervalo maior de 30 minutos antes de iniciar mais uma rodada.
A ideia principal é dividir tarefas grandes em blocos pequenos para ter mais foco e momentos de respiro para aliviar a pressão.
Dica: O site Tomato-Timer ajuda a monitorar o tempo de trabalho, sem precisar instalar nada no computador.
4. Organize seus projetos com método Kanban
A organização visual da sequência de tarefas que você tem para um dia ou semana é outra das dicas de produtividade no trabalho da nossa lista.
A ideia do Kanban é simples: dividir as tarefas em três colunas classificadas como ‘Para fazer’, ‘Fazendo’ e ‘Feito’.
Essa metodologia foi digitalizada por muitas ferramentas como o Trello e o Kanbanchi (app que faz parte do G Suite, agora chamado de Google Workspace).
A vantagem é poder criar cartões para cada tarefa e concentrar todas as informações necessárias nele, além de movê-los para as colunas seguintes.
5. Crie um backup de arquivos na nuvem
Essa é uma das dicas de produtividade no trabalho que beneficia uma empresa inteira. Manter um backup de arquivos na nuvem facilita o acesso a documentos-chave que são acessados com frequência.
A nuvem também facilita o compartilhamento de relatórios, apresentações, planilhas, imagens, entre outros tipos de arquivo. Se a equipe estiver toda de home office, por exemplo, e os arquivos estiverem nos computadores da empresa, o trabalho não existe. E haja pendrive para trazer tudo que você precisa para casa.
Aqui no blog já comparamos os principais serviços de armazenamento na nuvem:
– Google Drive ou Dropbox: qual o melhor? | COMPARATIVO 🗃
– Google Drive ou iCloud: qual o melhor para empresa? ♻ ☁
6. Use uma ferramenta de chat para o trabalho
Uma das coisas que mais prejudicam a produtividade no trabalho são as conversas em vários lugares diferentes.
E essa melhoria as empresas podem fazer pelo bem estar da sua equipe: adotar uma ferramenta de chat oficial para o trabalho.
As plataformas para negócio como o Google Workspace tem o Chat, um aplicativo integrado na interface do Gmail para trocas de mensagens de texto, de arquivos, lembretes de reuniões. etc.
Concentrando as conversas de trabalho em uma ferramenta, nos intervalos a equipe pode checar conversas pessoais em outros apps, sem misturar com o trabalho.
7. Faça reuniões mais rápidas com o Daily Scrum
As reuniões improdutivas são uma das principais reclamações registradas nas empresas e esse problema impacta diretamente a produtividade no trabalho.
Por isso, é importante encontrar a periodicidade ideal para reuniões e criar uma dinâmica para que assuntos não urgentes no momento se estendam em longas discussões.
O Daily Scrum é uma técnica de reunião que dura apenas 15 minutos. Ela pode ser feita no início do dia para organizar os trabalhos da equipe e alinhar as entregas, dando um panorama geral das atividades.
Funciona, inclusive, com reuniões por videoconferência online que se beneficiam bastante de uma dinâmica rápida e objetiva.
Leia também: Dicas para uma boa reunião + ferramentas para ser produtiva.
8. Anote suas reuniões em uma agenda online
Para ter reuniões produtivas, o primeiro passo é começá-las na hora, pois a espera vai deixa todos impacientes e ansiosos pensando que seu tempo poderia ser melhor aproveitado.
O Google Agenda é uma dessas ferramentas. Ela se integra com todos os serviços Google, o que facilita fazer os convites para as reuniões, compartilhar links do Drive para arquivos importantes, etc.
Uma forma simples de garantir a pontualidade e não esquecer nada que foi marcado.
9. Trabalhe em um espaço organizado
A última das dicas de produtividade no trabalho da nossa lista é sobre a organização do espaço de trabalho.
Seja a sua mesa no escritório da empresa ou a do home office, um ambiente organizado é muito mais motivador e agradável de trabalhar.
Coloque organizadores de papel e porta lápis para organizar o que você precisa ter a mão no dia a dia. As gavetas também são ótimas para guardar os objetos.
Com atitudes simples no dia a dia sua rotina de trabalho pode ser melhor e o seu desempenho só vai melhorar com o tempo!
Leia também: 6 dicas para home office infalíveis na rotina de trabalho.
Gostou das dicas de produtividade no trabalho?
Muitas das dicas de produtividade no trabalho são iniciativas pessoais e outras as empresas podem contribuir para melhorar a performance da equipe.
Um ambiente de comunicação integrado é o primeiro passo para implementar essa realidade.
A equipe da Wecolab realiza um atendimento personalizado para ajudar seu negócio crescer com o suporte e a tecnologia do Google Workspace (antigo G Suite).
