A perda de tempo no trabalho é um dilema com o qual muitos profissionais lidam no dia a dia. Sabia que 69% das profissionais gastam pelo menos uma hora de seu dia navegando entre aplicativos?
Essa hora que se vai todos os dias resulta no final do ano em 32 dias de produtividade desperdiçada por causa da quantidade de ferramentas com a qual as pessoas precisam lidar.
Já reparou na sua rotina? Você também perde tempo dessa maneira?
Vamos te mostrar técnicas de como melhorar a sua rotina de trabalho para não perder tempo e aumentar a produtividade. Confira!
5 dicas para evitar a perda de tempo no trabalho
Evitar a perda de tempo no trabalho depende tanto do profissional quanto da empresa. Muitas vezes os processos de negócios são confusos e não seguem um padrão, o que prejudica o desempenho da equipe.
Nas dicas abaixo vamos falar de iniciativas que as empresas podem adotar e de outras que você mesmo pode investir para ser um profissional melhor.
1. Ter uma comunicação integrada na empresa
Um dos vilões da perda de tempo no trabalho é a falta de alinhamento em relação às ferramentas de comunicação empresariais.
A comunicação integrada envolve padronizar as ferramentas de trabalho para toda a empresa, escolhendo de preferência aquelas que interagem facilmente umas com as outras.
Antes de sair fazendo assinaturas de várias ferramentas para estruturar o fluxo de trabalho do seu negócio, pesquise pelos serviços que já agregam várias soluções em um.
O G Suite, agora Google Workspace é um exemplo de serviço que une diversos aplicativos estratégicos e úteis para atender empresas todos os portes.
Esse conjunto de ferramentas ajuda na integração das empresas e evita a perda de tempo no trabalho já que do e-mail, você tem acesso rápido a todos os aplicativos do serviço.
2. Identificar as principais distrações
A perda de tempo no trabalho também envolve hábitos pessoais. Afinal, cada pessoa é afetada de forma diferente pelos fatores que levam à distração.
E se você trabalha em uma empresa que valoriza a comunicação integrada, por que sua produtividade ainda não é tão eficiente?
Tire um momento para analisar e identificar:
- os momentos do dia em que você tende a dispersar;
- o que causa as distrações.
Assim, você pode agir e eliminar os obstáculos que atrapalham seu desempenho ao longo do dia. Ou até encaixar momentos de pausa para aliviar a pressão e retornar ao trabalho mais focado.
3. Fazer lista de tarefas
Muitas vezes a perda de tempo no trabalho acontece por não existir algo que guie o dia para um objetivo.
Por isso, fazer listas diárias é uma atitude simples e eficiente para ter produtividade nas tarefas.
Evite a ansiedade em relação às suas entregas da semana, dividindo-as em etapas. Assim, ao invés de se preocupar com o todo, você foca em cada dia cumprir uma parte da tarefa e ainda concilia o tempo com outras demandas.
Se você fizer o estilo analógico, tenha caderno e caneta para fazer suas listas. Se preferir digitalizar suas tarefas, use aplicativos como o Keep que integra o Google Workspace (Antigo G Suite).
Leia também: 6 dicas para home office infalíveis na rotina de trabalho.
4. Monitorar a duração das reuniões
Sabe aquele meme “Essa reunião poderia ter sido um e-mail”? Pois é, ele vai além da piada e é uma reclamação frequente nas empresas de perda de tempo no trabalho.
Além da duração, a frequência das reuniões também é um ponto relevante. Para não prejudicar o desempenho da equipe, cada setor deve ter um responsável que analisa e define com sua equipe direta a necessidade, pautas para discussão e quanto tempo vai durar as reuniões.
Muitas empresas fazem reuniões fixas toda semana. Se mudar o padrão não for possível, alterne reuniões mais dinâmicas com outras mais longas.
O Daily Scrum é um método de reunião diária rápida de 15 minutos para repassar o que estará em andamento no dia.
Essa técnica tem três pilares: supervisão do progresso das tarefas, ajustes para otimizar a execução e transparência entre a equipe para que todos saibam o status dos projetos em desenvolvimento.
Confira outras dicas no post: Como organizar uma reunião de trabalho: 5 passos + checklist.
5. Investir na tecnologia para otimizar a empresa
Com as ferramentas certas, é possível reduzir aquela uma hora perdida por 69% dos profissionais. O dado é da pesquisa ‘From Workplace Chaos to Zen – How App Overload Is Reshaping the Digital Workplace’ feita pela RingCentral.
E não estamos falando apenas da perda de tempo no trabalho, a pesquisa aponta também que 31% das pessoas perdem a linha de raciocínio ao navegar entre diferentes aplicativos.
Provavelmente você já sentiu essa dificuldade em recuperar o foco depois de viajar longos minutos, não é mesmo?
Aproveite as ferramentas de comunicação integrada que sua empresa oferece e agregue outros aplicativos e técnicas úteis como:
- limitar o tempo de acesso às redes sociais durante o expediente (Instagram, Youtube, Facebook tem essa opção em suas configurações);
- testar técnicas de concentração como a técnica Pomodoro (existe versão em app);
- ouvir músicas instrumentais para se acalmar nos momentos de ansiedade.
Exercitando esses hábitos junto com as ferramentas que sua empresa oferece, a perda de tempo no trabalho vai passar longe da sua mesa.
As ferramentas do Google Workspace (Antigo G Suite) podem ser muito úteis nessa otimização do trabalho, pois tornam demandas simples como criar uma apresentação, fazer reuniões por videoconferência e armazenar e compartilhar arquivos em nuvem, entre outras mais fáceis e acessíveis de onde você estiver.
Conheça todas as ferramentas e suas funções no post: 9 ferramentas do G Suite que toda empresa deveria usar 👨💻.
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Seja no home office ou na rotina presencial, evitar a perda de tempo no trabalho melhora o clima da empresa e a motivação no dia a dia.
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