Diante da ampliação do trabalho remoto, muitas ferramentas tornaram-se vitais para aumentar a eficácia das equipes. Nesse sentido, preparamos um conteúdo para esclarecer o que é o Google Workspace e suas vantagens para companhias de todos os portes.
Essa é uma plataforma para empresas com todos os recursos necessários para trabalhar melhor e de modo integrado, seja do computador, smartphone ou tablet, além de promover a colaboração e aumentar a produtividade das equipes.
Ela dispõe de inúmeros recursos, como: e-mail comercial, videoconferência, armazenamento na nuvem, compartilhamento de arquivos e outras funcionalidades.
Ficou interessado? Então, continue lendo este post para entender o que é Google Workspace e conhecer todos os planos disponíveis. Boa leitura!
O que é Google Workspace?
O Google Workspace é um conjunto integrado de ferramentas de colaboração e produtividade em nuvem oferecido pelo Google. Ele pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet, incluindo recursos como Docs, Sheets, Apresentações e outras soluções que possibilitam a comunicação em tempo real.
Pequenos, médios e grandes negócios podem utilizar os benefícios do Google Workspace para organizar processos de gestão, armazenar informações e desenvolver soluções personalizadas usando a inteligência artificial do Google.
Os principais pilares dessa ferramenta são:
- dar às pessoas oportunidades para economizar tempo e trabalhar mais rápido;
- permitir acesso a dados e compartilhamento de ideias;
- deixar os colaboradores trabalharem de forma flexível e colaborativa.
A proposta é fazer com que as organizações melhorem a produtividade e promovam a inovação, atendendo às necessidades dos clientes e dos próprios funcionários.
A plataforma foi lançada em 2016 com o nome G Suíte e, em 2020, foi reformulada, tornando-se o Google Workspace, que passou a disponibilizar planos mensais para as companhias.
Para que serve o Google Workspace?
O Google Workspace serve, em primeiro lugar, como uma solução unificada para as necessidades de comunicação e colaboração das empresas. Por meio de aplicativos como Gmail, Meet e Chat, os usuários podem se comunicar facilmente, via e-mails, videoconferências ou mensagens instantâneas.
Essa integração facilita a troca de informações, tornando as interações mais eficientes e reduzindo a necessidade de alternar entre várias plataformas. Além disso, a ferramenta é essencial para a criação, a edição e o armazenamento de documentos.
Com aplicativos como Docs, Sheets e Slides, os usuários podem trabalhar em documentos de texto, planilhas e apresentações, permitindo a colaboração simultânea de vários membros de uma equipe.
A empresa ainda conta com o Google Drive, que, por sua vez, oferece um espaço de armazenamento seguro e facilmente acessível na nuvem, eliminando preocupações com a perda de dados e, ainda, facilitando o compartilhamento de arquivos.
Por último, o Google Workspace dispõe de ferramentas que agilizam a organização e gestão do tempo, como o Google Calendar para programar eventos, reuniões e lembretes. Já outros aplicativos, como o Google Forms, simplificam a coleta e análise de informações.
Ao reunir todas essas ferramentas em um único ambiente, o Google Workspace otimiza os processos de trabalho, promovendo maior produtividade e eficiência.
Como funciona o Google Workspace?
Agora que já mostramos o que é e para que serve o Google Workspace, chegou o momento de entender como funciona essa plataforma, incluindo as principais mudanças ocorridas em 2020. Confira!
1. Nomes e design para os ícones dos apps
Assim que você acessar o Google Workspace, vai se deparar com alguns ícones. Cada um deles representa uma determinada funcionalidade.
Novo visual dos ícones: Gmail, Agenda, Drive, Docs e Meet | Fonte: Google.
Em 2020, os ícones dos aplicativos foram atualizados e ganharam um novo design em que predominam as cores primárias (amarelo, azul e vermelho) e uma secundária (verde).
Já a mudança nos nomes foi algo sutil, mas que simplifica a denominação dos serviços, usando apenas uma palavra. Em vez de ‘Google Drive’, agora temos apenas ‘Drive’.
- Conheça mais sobre os recursos no post: ‘9 ferramentas do G Suite que toda empresa deveria usar’.
2. Atalhos na interface do Gmail
Outra característica muito importante no Google Workspace é que você não precisa mudar de aplicativo quando tem que realizar uma tarefa.
Inclusive, esse é um dos principais motivos de desperdício de tempo. Segundo a pesquisa da RingCentral, 69% dos trabalhadores desperdiçam até um hora por dia trocando de apps. E, com o Workspace, isso não acontece.
No layout do Gmail, por onde as pessoas geralmente começam seus dias, existe um quadrado pontilhado no canto superior esquerdo da tela. Ao clicar nele, você pode acessar diretamente outros aplicativos, como:
- Search;
- Maps;
- Chat;
- Meet;
- Agenda;
- Drive.
Nos smartphones, o recurso é um pouco menos visível, sendo que os ícones ficam na parte debaixo da tela, com destaque para o Meet. Dessa forma, o usuário pode iniciar uma conversa pelo chat ou uma videoconferência, sem sair do e-mail.
3. Recurso Salas
O recurso ‘Salas’ chegou a ser apontado como concorrente de outro aplicativo conhecido pelas empresas: o Slack.
Com essa funcionalidade, o profissional que está liderando um projeto, por exemplo, pode criar uma sessão para concentrar ali todas as informações e ações importantes, como:
- adicionar os membros;
- conversar com a equipe pelo chat;
- anexar e criar arquivos;
- gerenciar e atribuir atividades do app ‘Tarefas’.
Todas essas informações são visualizadas lado a lado na tela, facilitando o acompanhamento de cada projeto individualmente, sem fazer confusão. Em paralelo, é possível pausar as notificações temporariamente para manter o foco e evitar distrações.
Layout do ‘Salas’ pelo desktop. | Foto Reprodução/Google.
Essa é uma solução muito vantajosa, especialmente para trabalhos de longo prazo que têm muitas etapas e informações.
4. Facilidade para criar e compartilhar documentos
Dentro da aba ‘Salas’, o usuário pode criar documentos, planilhas e apresentações, além de compartilhar automaticamente com a equipe. Na imagem abaixo, você pode ver como esse processo funciona na prática:
Reprodução/Gizmodo.
As anotações de uma reunião, por exemplo, podem ser feitas instantaneamente, já ficando salvas e disponíveis para o acesso de todos.
Repare também que uma miniatura com a prévia dos arquivos é gerada, sem precisar abri-los em uma nova aba.
As alterações feitas são acompanhadas de imediato. Assim, se for uma apresentação, os comentários e as ideias são visualizados ao vivo.
Também é possível adicionar alguém em um comentário digitando um ‘@’, comando em que aparecem os membros que podem ser ‘tagueados’, visto que surge um card com os dados de contato e botões de atalho para abrir chat, videoconferência ou mandar e-mail.
5. Modo picture-in-picture
Sabe quando você está editando um documento durante uma reunião online, mas não quer perder a tela do Meet?
Com o modo picture-in-picture do Google Workspace, pode-se manter uma mini janela do Meet enquanto continua com trabalhando em um documento, planilha ou apresentação.
Se a equipe estiver editando em conjunto uma apresentação, por exemplo, todos podem fazer sugestões e vê-las executadas em tempo real.
Reprodução/Gizmodo.
Essa é uma forma fácil e rápida de trabalhar em equipe, colaborar e apresentar um resultado alinhado aos objetivos do projeto.
6. Administração centralizada
Outro ponto-chave é que o Google Workspace conta com um painel de administração no qual os administradores de TI podem gerenciar usuários, definir políticas de segurança, monitorar as atividades e gerenciar as configurações.
Vale lembrar que nem todos os colaboradores terão acesso aos arquivos, conforme as alçadas, proporcionando mais segurança em relação aos dados.
7. Integração total
Os aplicativos do Google Workspace são projetados para trabalhar juntos de maneira fluida, o que facilita o trabalho remoto da empresa.
Por exemplo, é possível anexar um documento do Docs diretamente a um e-mail no Gmail ou agendar uma videoconferência no Meet via Calendar.
8. Baseado em nuvem
Todos os aplicativos e dados do Workspace são armazenados na nuvem. Desse modo, os usuários podem acessar e-mails, documentos, apresentações e outros arquivos de qualquer dispositivo conectado à internet, seja um computador, smartphone ou tablet.
Quais são os planos do Google Workspace?
O Google Workspace é destinado para todos os modelos empresariais, independentemente do porte. Por conta disso, há 4 planos disponíveis: Business Starter, Standard, Plus e Enterprise, sendo que o último é customizado para grandes negócios.
Vamos entender as principais características de cada um deles.
1. Business Starter
O Business Starter é o plano mais básico, por isso, é ideal para empresas que estão em fase inicial ou que são de pequeno porte. Com ele, você tem e-mail comercial personalizado e acesso a videochamadas com 100 participantes.
Adicionalmente, dispõe de 30GB de armazenamento em pool por usuário, controle de segurança e gerenciamento e suporte padrão do Google.
2. Business Standard
O Business Standard é um plano mais sofisticado e, também, o mais procurado. Ele inclui e-mail comercial personalizado e videoconferência com até 150 pessoas, com permissão para gravar o conteúdo.
Em termos de armazenamento no Drive, você conta com 2 TB de espaço e controle de segurança e gerenciamento, além de suporte padrão com possibilidade de upgrade para suporte aprimorado.
3. Business Plus
O Business Plus é uma alternativa mais robusta e, como tal, é voltado para empresas de porte maior. Em relação ao e-mail, além da personalização e segurança, há os adicionais e-discovery e retenção.
As videochamadas podem ser realizadas com até 500 participantes, com possibilidade de gravação e controle de permissão.
Você ainda tem 5 TB de armazenamento em pool por usuário, controle aprimorado de segurança e gerenciamento, incluindo o Vault e o gerenciamento avançado de endpoints.
Assim como o plano Standard, há um suporte padrão, podendo fazer o upgrade pago para o suporte avançado do Google.
4. Enterprise
Por fim, o Enterprise é o plano com recursos avançados, que são customizados para grandes empresas. Com ele, você tem e-mail comercial personalizado e seguro, e-discovery, retenção, e criptografia S/MIME.
As videochamadas podem ser feitas com 1.000 participantes, com direito à gravação, controle de participação, cancelamento de ruído e transmissão ao vivo no domínio.
Você ainda dispõe de 5 TB de armazenamento em pool por usuário, com a possibilidade de solicitar mais espaço, bem como controles avançados de segurança, gerenciamento e compliance.
É incluído no plano o Vault, a DLP, as regiões de dados e o gerenciamento corporativo de endpoints, juntamente com o suporte aprimorado do Google, podendo fazer o upgrade para o suporte premium.
Quanto custa o Google Workspace?
Agora que mostramos quais são os planos, vamos falar sobre os preços do Google Workspace, começando pelo Business Starter. Esse plano tem o valor mais acessível, custando a partir de R$ 31,60 por mês.
Já o plano Business Standard custa a partir de R$ 78,90 ao mês, ao passo que o Business Plus parte do valor de R$ 119,50 mensais.
Em relação ao Enterprise, não há um preço pré-definido, pois os recursos são disponibilizados conforme a demanda das empresas. Portanto, basta entrar em contato com a equipe de vendas para fazer um orçamento sob medida.
Como os valores do Google Workspace são acessíveis, tais ferramentas podem ser adotadas em todos os portes de empresas.
O Google Workspace vale a pena?
Ao longo deste artigo, você conheceu essa ferramenta poderosa do Google, principalmente para quem mantém uma equipe em trabalho remoto.
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Cada gestor pode controlar seu plano como preferir. Isso dá a liberdade de adicionar ou remover licenças mês a mês, garantindo assim mais produtividade e personalização para o negócio.
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