Segundo a edição 2023 do Relatório Google for Brasil, as vantagens do Google Workspace vão além da simples sincronização de funções.
Na realidade, a bigtech possui um impacto importante na economia. Só para você ter uma ideia, suas plataformas foram responsáveis por movimentar R$ 153 bilhões no país em 2022. Além disso, cada usuário poupou mais de 260 horas com tarefas documentais ao longo do ano, afetando positivamente o orçamento das companhias.
Continue lendo nosso guia completo sobre o assunto, com as vantagens do Google Workspace, suas ferramentas, quando usar os serviços e muitas dicas imperdíveis!
Vamos lá?
O que é o Google Workspace?
Antes conhecido como G Suite, o Google Workspace é uma plataforma empresarial pertencente ao Google Cloud. Seus diferentes planos disponibilizam ferramentas de colaboração voltadas para a execução de atividades corporativas, incluindo: Drive, Gmail, Meet, Agenda, Chat, Documentos, Apresentações, Planilhas, Sites, Formulários, Keep e afins.
Esse conjunto de soluções possibilita que as empresas de pequeno, médio e grande porte organizem os processos de gestão, de forma eficiente, eficaz e efetiva.
Para que serve o Google Workspace?
Esta plataforma pode ser usada para tarefas do cotidiano, como:
- e-mail corporativo;
- reuniões on-line;
- agenda e cronograma;
- anotações;
- organização de arquivos e processos de gestão;
- armazenamento de informações;
- criação de soluções personalizadas com inteligência artificial (IA).
Ou seja, o Google Workspace foi criado para que os usuários tenham à sua disposição diversas ferramentas que promovem a inovação, elevam a produtividade e aprimoram o atendimento ao cliente.
6 vantagens do Google Workspace
Você já deve ter percebido que o Google Workspace tem ferramentas essenciais para otimizar a produtividade de sua equipe, certo? Porém, essa solução vai muito além.
Confira, agora, os 6 principais benefícios do Google Workspace para sua empresa.
1. Adaptabilidade
Como mencionamos, o Google Workspace tem 3 planos: Starter, Standard e Plus. Cada um dispõe de recursos e aplicações diferentes que aumentam de acordo com a complexidade do plano, adaptando-se à necessidade da empresa.
O Starter é recomendado para empresas de pequeno porte, enquanto o Standard para as de médio porte e o Plus para as de grande porte.
Claro que isso não é uma regra, pois o ideal é que você escolha o que melhor se adapta às demandas da sua empresa, independentemente do tamanho dela.
2. Praticidade para trabalho híbrido e remoto
Hoje, os principais regimes de trabalho são: remoto, presencial e híbrido (semipresencial), sobretudo após a pandemia de Covid-19.
Boa parte das empresas opta pelo regime de trabalho flexível, seja híbrido ou remoto. Nessa perspectiva, as soluções do Google Workspace propiciam ferramentas de colaboração e comunicação, que podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora.
Aliás, a plataforma também se destaca por fornecer aplicativos integrados com performance superior aos concorrentes, permitindo que mais de um colaborador trabalhe no mesmo documento simultaneamente.
3. Segurança
A segurança é uma prioridade e, como tal, o Google Workspace é uma escolha confiável para a proteção de dados e o atendimento às legislações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Afinal, a plataforma oferece um robusto sistema de segurança contra as ameaças cibernéticas, como ataques de phishing e acesso não autorizado.
Por exemplo, a autenticação de dois fatores (2FA) é a estratégia de proteção que exige dos usuários duas maneiras para validar o acesso a um determinado aplicativo Google, como a confirmação via celular ou SMS.
Confira outras abordagens de segurança:
- avançado bloqueio de spam e mensagens maliciosas enviadas ao Gmail;
- mecanismos de proteção dos dados em nuvem;
- nova autenticação baseada em risco;
- acesso via logon único (SSO).
Vale ressaltar também que o Google Workspace usa criptografia para a proteção dos dados em trânsito e em repouso. Assim, a plataforma coloca a confidencialidade e a integridade dos dados em primeiro lugar.
- Integração a aplicativos
Uma das principais vantagens do Google Workspace é a possibilidade de integrar uma variedade de aplicativos, tanto do próprio Google quanto de terceiros.
O objetivo é centralizar todos os recursos usados pela empresa em um único ambiente, economizando tempo de acesso.
É possível integrar inúmeras ferramentas, como:
- softwares de gerenciamento de projetos;
- plataformas de CRM;
- sistemas de análise de dados;
- ferramentas de comunicação;
- programas de planejamento financeiro;
- recursos de gestão de pessoas.
5. Atualização contínua
Todas as ferramentas do Google passam por constante revisão e atualização, visando atender às novas necessidades dos usuários.
Como resultado, o Google Workspace mantém em dia:
- os sistemas de segurança e proteção de dados;
- as inovações que fortalecem o desempenho da plataforma;
- a inclusão de recursos compatíveis com tendências modernas;
- a exclusão de ferramentas e funções obsoletas e desnecessárias.
6. Sincronização com diversos dispositivos
A plataforma do Google Workspace foi desenvolvida para facilitar o dia a dia do seu time, com foco na usabilidade.
Todas as ferramentas do Google Workspace só precisam de um dispositivo (computador, celular ou tablet) e de conexão com a internet para funcionar, logo, podem ser acessadas de qualquer lugar.
Como tudo fica armazenado na nuvem, você não precisa se preocupar em baixar nenhum programa ou instalar um software para ter acesso às soluções.
Se não fosse suficiente, o Google também disponibiliza aplicativos para Android e iOS a fim de facilitar o uso das ferramentas pelo smartphone, contribuindo para uma experiência mais fluida e ágil.
Para facilitar o entendimento, confira mais detalhes sobre algumas ferramentas disponíveis na plataforma.
Ferramentas do Google Workspace: o guia completo
O Google Workspace contribui para revolucionar o modo como os gestores e colaboradores conduzem suas rotinas.
Confira, abaixo, algumas das principais ferramentas disponíveis aos usuários do Google Workspace.
Google Documentos
O Google Documentos é uma solução prática para a criação e edição de documentos online, de modo colaborativo.
Ele propicia o armazenamento de dados com portabilidade dos arquivos, que podem ser editados por mais de um usuário, assim como o recurso para publicações diretas em blogs.
Como se não bastasse, o Google Docs também tem as seguintes vantagens:
- acesso off-line de documentos previamente carregados;
- possibilidade de exportar para diversos formatos, como docx e PDF;
- alterações acompanhadas em tempo real;
- arquivos salvos automaticamente;
- acesso a modelos prontos.
Google Planilhas
Com as planilhas do Google, os usuários trabalham em conjunto na criação de planilhas e, ainda, compartilham ideias por meio da conferência de vídeo ou sala de bate-papo.
Um dos diferenciais mais interessantes é a possibilidade de usar o “@” para marcar os colegas e pedir auxílio de forma simples e rápida.
Veja alguns dos benefícios do Google Workspace quando se trata das planilhas:
- alterações visualizadas em tempo real;
- acesso a modelos pré-formatados;
- facilidade para acessar o histórico de modificações;
- uso como banco de informações dinâmico.
Gmail
O Gmail é outro recurso que facilita a rotina do usuário e o uso de todos os outros programas. Com interface intuitiva, ele pode ser acessado em dispositivos móveis ou desktops.
Os colaboradores não precisam mais mudar de aplicativo para fazer outras tarefas e, com isso, ganham tempo.
Por sinal, o Google Cloud incluiu recentemente diversos atalhos para os aplicativos mais utilizados nas rotinas de trabalho dos usuários diretamente no layout do Gmail.
Confira outras vantagens do Gmail corporativo:
- segurança extrema;
- praticidade na organização das pastas;
- armazenamento e backup;
- suporte técnico de especialistas do provedor;
- logout à distância.
Google Meet
O Google Meet é um aplicativo de videoconferência muito utilizado para reuniões, alinhamentos, palestras e workshops.
A solicitação de acesso é feita mediante o link enviado aos participantes, sendo que o organizador pode autorizar ou não a entrada na reunião. Para eventos maiores, o Meet oferece a possibilidade de inclusão de senha para a videoconferência.
Vale ressaltar que a ferramenta é conhecida pelas seguintes características:
- alta qualidade de vídeo e áudio;
- rápido carregamento e menor índice de queda da chamada;
- interface intuitiva e prática;
- integração com o Google Agenda e Gmail;
- segurança de dados;
- possibilidade de gravação;
- fácil compartilhamento de tela para apresentações.
Google Chat
O Google Chat é uma ferramenta de mensagens instantâneas que pode ser usada individualmente ou acoplada às outras funcionalidades do Google.
Seu uso integrado potencializa os benefícios do Google Workspace com:
- mensagens temporárias;
- organização das conversas por assunto;
- comunicação facilitada entre os colaboradores da equipe;
- histórico de conversas seguro e protegido.
Google Agenda
A proposta do Google Agenda é organizar os compromissos do usuário, como reuniões e cursos online.
O calendário pode ser organizado por dia, semana ou mês, propiciando uma visualização mais detalhada e ampla dos eventos agendados. No caso, o usuário pode personalizar cores, notificações e diversos itens de configuração.
Veja alguns dos principais recursos:
- agendas compartilhadas que facilitam coordenar os compromissos dos diversos participantes de uma reunião;
- acesso rápido e prático;
- interface extremamente prática, intuitiva e organizada;
- lembretes e notificações via e-mail e dispositivos digitais;
- integração com o Gmail, reconhecendo automaticamente os eventos enviados por mensagem;
- integração com o Google Keep para consultar os blocos de anotação;
- sincronização com outros aplicativos de calendário, como o Microsoft Outlook;
- bloqueio de horários específicos, evitando o agendamento de reuniões nesse período.
Google Drive
A plataforma conta com espaço para armazenamento e compartilhamento em cloud. Em seu plano básico, o Drive dispõe de 30GB para que as empresas salvem suas informações na nuvem.
No entanto, existem planos corporativos com armazenamento ilimitado, lembrando que conta com a tecnologia, segurança e criptografia do Google.
Google Formulários
A ferramenta de formulários é muito flexível e viabiliza a inclusão de diversos recursos personalizados e formatos de perguntas, tendo uma ampla gama de aplicações.
O Google Forms pode ser usado para:
- pesquisas de opinião e feedbacks de clientes;
- validação de protótipos com o público-alvo, segundo a metodologia de Design Thinking;
- análise da concorrência e estudo de mercado;
- inscrição para processos seletivos;
- enquetes e votações específicas.
O Google Workspace vale a pena?
Sim, vale a pena investir no Google Workspace, considerando as demandas da empresa na hora de selecionar os planos, que têm excelente custo-benefício.
Como mencionamos, o Google Workspace possui 3 planos pagos mensalmente, com possibilidade de upgrade, caso haja necessidade.
Mais vantagens do Google Workspace pela WeColab
Em tempos de transformação digital dos negócios, é imprescindível que as empresas garantam as ferramentas do Google Workspace para otimizar a rotina dos funcionários.
Se você quer usufruir da melhor experiência com as ferramentas Google, vale a pena contar com a ajuda estratégica de especialistas.
E é aqui que a WeColab pode ser sua maior aliada: somos uma parceira Premium do Google e, por conta disso, aplicamos o preço mais acessível do mercado nos planos Starter, Standard ou Business para pequenas, médias e grandes companhias.
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