Em meio a tantas atribuições e tarefas para realizar no dia a dia, uma das preocupações de boa parte dos executivos e gestores é não esquecer dos compromissos. E o Google Agenda é uma importante ferramenta para isso.
Imagine você tendo uma reunião com os diretores da empresa. Ela foi marcada há 15 dias e, em meio a correria, você esqueceu do compromisso. Então, marcou outra reunião com seu departamento para o mesmo horário.
Todos se preparam para o evento e você começa a reunião com o time. Passados 10 minutos, o telefone toca e um diretor diz que você está atrasado para a reunião com a diretoria. Uma situação frustrante, não é mesmo?
Esse é um tipo de problema que não acontece ao usar o Google Agenda, uma vez que você recebe lembretes dos compromissos, evitando situações como a que narramos acima.
Neste artigo, vamos mostrar o que é o Google Agenda, suas principais funcionalidades e como você pode aproveitar essa solução para otimizar a rotina profissional. Boa leitura!
O que é o Google Agenda?
O Google Agenda é um serviço de gerenciamento de calendário online e gratuito, oferecido pelo Google. Esse recurso permite que os usuários criem, editem e sincronizem eventos em diferentes dispositivos, facilitando o planejamento e a organização de atividades diárias, além de evitar o esquecimento de compromissos importantes.
Além das funções básicas de agendamento, essa funcionalidade possibilita: convidar outras pessoas para eventos, definir lembretes e visualizar calendários de colegas ou amigos, proporcionando colaboração e, ainda, partilhando informações em tempo real.
A plataforma é acessível por navegadores e aplicativos móveis dedicados, garantindo que os usuários tenham suas agendas sempre à mão, independentemente de onde estejam ou do dispositivo que estão usando.
Como funciona o Google Agenda?
O funcionamento da agenda do Google é muito simples: ao criar um evento, é possível definir datas, horários, localização e convidar participantes. Lembretes podem ser configurados para enviar notificações antes do início de um compromisso. Tais recursos possibilitam que os usuários criem e gerenciem eventos em um calendário digital.
A ferramenta proporciona uma visão flexível da programação diária, semanal e mensal. Por sinal, as funcionalidades ainda incluem: compartilhamento de calendários com outros usuários, criação de múltiplos calendários para diferentes propósitos e integração com outros serviços do Google, como o Gmail.
Também há a possibilidade de integração automática com eventos recebidos em e-mails, além da configuração de fusos horários distintos, o que é particularmente útil para quem trabalha com equipes globais.
Para conhecer mais vantagens, siga conosco!
Mas, antes, aproveite e leia também:
Quais as vantagens de usar o Google Agenda?
As principais vantagens de usar o Google Agenda são:
- acessibilidade multiplataforma;
- integração com serviços do Google;
- compartilhamento e colaboração;
- configuração de lembretes;
- personalização;
- reconhecimento automático;
- zonas de tempo;
- preço acessível.
Confira mais detalhes logo adiante!
1. Acessibilidade multiplataforma
O Google Agenda pode ser acessado de qualquer dispositivo com conexão à internet, seja um computador, smartphone ou tablet. Isso garante que os usuários possam verificar e gerenciar seus compromissos em tempo real, independentemente de onde estejam, o que é muito vantajoso para as equipes de vendas ou remotas, por exemplo.
2. Integração com serviços Google
A agenda é integrada aos outros serviços do Google, como Gmail, Meet e Drive. Isso permite, por exemplo, que convites de reunião via e-mail sejam automaticamente adicionados ao calendário ou que o link da videochamada seja gerado diretamente ao criar um evento.
3. Compartilhamento e colaboração
É possível compartilhar calendários ou eventos específicos com outras pessoas, facilitando a coordenação de horários e compromissos em grupo. Esse compartilhamento evita esquecimentos e possíveis problemas decorrentes disso.
4. Configuração de lembretes
Os usuários podem configurar alertas e notificações para seus eventos, garantindo que se lembrem de compromissos importantes. Sabe aquele evento esquecido no começo deste artigo? Com o Google Agenda, isso não aconteceria.
5. Personalização
A ferramenta possibilita a criação de vários calendários para diferentes propósitos (trabalho, pessoal e projetos), com a personalização da visualização conforme as preferências do usuário.
6. Reconhecimento automático
Ao receber informações como reservas de voos ou hotéis em seu Gmail, o Google Agenda pode reconhecer e adicionar esses eventos automaticamente no calendário, evitando que você tenha que fazer esse trabalho de forma manual.
7. Zonas de tempo
Essencial para profissionais que lidam com equipes ou clientes ao redor do mundo, esse recurso possibilita configurar e visualizar eventos em fusos horários distintos.
8. Preço acessível
Esse é um serviço que está disponível para os assinantes do Google Workspace, que é oferecido em vários planos para as empresas, sendo que o Starter, o mais em conta deles, custa a partir de R$ 31,60 por mês pela Wecolab.
Agora que você já sabe quais são as vantagens, vamos conhecer os principais recursos disponíveis do Google Agenda.
Quais são as principais funcionalidades do Google Agenda?
As funcionalidades do Google Agenda são:
- mostrar sua disponibilidade e ver a dos colegas;
- agendar e confirmar presença;
- anexar arquivos;
- usar cores para diferenciar eventos;
- organizar-se com calendários diferentes;
-
estabelecer objetivos.
Veja mais detalhes dessas funcionalidades!
1. Mostrar sua disponibilidade e ver a dos colegas
Com o Google Agenda, é possível disponibilizar seus horários e visualizar os dos demais usuários de uma equipe.
Por meio do recurso de agendamento inteligente, pode-se fazer uma verificação dos compromissos de todos os integrantes do departamento. Este recurso facilita o agendamento de reuniões, de forma simples e eficaz.
2. Agendar e confirmar presença
Provavelmente, essa é a funcionalidade mais conhecida do Google Agenda, em especial por sua praticidade.
Quem cria o compromisso (evento, reunião etc.) pode enviar pelo Gmail um pedido de confirmação, que deve ser feito pelo convidado diretamente no aplicativo. Simples, fácil, seguro e prático.
3. Anexar arquivos
É possível disponibilizar pautas, apresentações e outros documentos relativos a um compromisso no próprio meio de agendamento, otimizando tempo e facilitando a comunicação.
Este recurso garante que a reunião seja mais rápida e produtiva, evitando que decisões sejam tomadas sem todos os dados ou com alguma falha na comunicação.
4. Usar cores para diferenciar eventos
Pode-se fazer um controle visual que simplifica a gestão de compromissos. Para isso, você pode classificar os eventos por cor.
Fazer esse controle visual facilita a gestão de inúmeros compromissos diferentes. Com essa função, é possível criar categorias, dividindo os tipos de eventos.
5. Organizar-se com calendários diferentes
Outro recurso do Google Agenda é a possibilidade de separar agendamentos em diferentes calendários. O usuário pode ter, no mesmo local, um calendário para assuntos pessoais e outro para assuntos profissionais, por exemplo.
6. Estabelecer objetivos
Essa funcionalidade permite criar um objetivo e estabelecer um cronograma para realizá-lo.
Em resumo, pode-se associar a meta da reunião às configurações como a hora do dia e quantas vezes por semana se pretende trabalhar nela. Aliás, o serviço ainda se ajusta aos outros compromissos e hábitos do usuário.
Por que esses recursos são poucos explorados?
Muitos desses recursos são deixados de lado pelo fato do Google Agenda ser visto, pela maioria dos usuários, como uma versão eletrônica da agenda física. Mas a solução vai além de apenas fazer checklists de compromissos diários.
Esse desconhecimento das funcionalidades faz com que ela não seja tão bem explorada quanto poderia e, por isso, muitos gestores não aproveitam uma solução que pode aumentar muito a produtividade da sua equipe.
Como usar o Google Agenda?
Para usar o Google Agenda, basta seguir o passo a passo que separamos abaixo:
1. Acessar o Google Agenda
Em um navegador, vá para https://calendar.google.com e faça o login com sua conta Google. Se ainda não tem uma conta, é preciso criá-la.
2. Criar um novo evento
Clique no botão “+”, localizado no canto inferior direito ou na data e no horário específicos para adicionar um novo evento. Então, preencha os detalhes, como título, localização, data, hora e descrição.
Clique em “Salvar” ou “Mais opções” se quiser definir mais detalhes.
3. Editar ou excluir eventos
Se precisar editar ou excluir algum evento, clique naquele que deseja modificar. Selecione “Editar evento” para fazer alterações ou “Excluir” para removê-lo.
4. Configurar lembretes
Ao criar ou editar um evento, você pode definir lembretes para ser notificado antes do início do compromisso, o que ajuda a evitar esquecimentos.
5. Convidar pessoas
Você também pode clicar em “Adicionar convidados” e inserir os endereços de e-mail, sendo que os destinatários receberão um e-mail de convite.
6. Visualizar sua agenda
Pode-se visualizar sua agenda a qualquer momento, usando os botões na parte superior para alternar entre as visualizações: “Dia”, “Semana”, “Mês” ou “Agenda”.
7. Criar calendários adicionais
Na coluna esquerda, clique em “+” ao lado de “Outras agendas” e selecione “Criar nova agenda”. Isso é útil para organizar diferentes aspectos da vida, como trabalho, compromissos pessoais ou projetos.
8. Sincronizar com dispositivos móveis
Baixe o aplicativo Google Agenda para seu smartphone ou tablet e faça login. Seus eventos serão sincronizados automaticamente entre os dispositivos.
9. Configurações gerais
No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem e selecione “Configurações”. Aqui, você pode personalizar sua experiência no Google Agenda, ajustando as configurações com base na sua preferência.
Como compartilhar a agenda do Google?
Uma das funcionalidades do Google Agenda é poder compartilhá-la com outras pessoas. Para isso, basta seguir o passo a passo abaixo:
1. Acesse sua agenda
Abra o Google Agenda no seu computador usando o mesmo endereço que falamos no tópico anterior. Na coluna esquerda, localize “Minhas agendas”. Nesta seção, você verá uma lista dos seus compromissos.
2. Veja as configurações da agenda
Passe o mouse sobre a agenda que deseja compartilhar e clique nos três pontos verticais (ícone de “Mais opções”) que aparecem ao lado do nome. Feito isso, selecione “Configurações e compartilhamento”.
3. Selecione a opção de compartilhamento
Na seção “Compartilhar com pessoas específicas”, clique em “Adicionar pessoas”. Depois, basta digitar o endereço de e-mail de quem você deseja compartilhar sua agenda.
Logo em seguida, escolha o nível de permissão no menu suspenso. As opções variam da visualização até a edição da agenda.
5. Confirme o compartilhamento
Clicando em “Enviar”, a pessoa receberá um convite por e-mail para acessar sua agenda. Uma vez que ela aceite o convite, poderá ver e/ou editar os compromissos conforme as permissões concedidas.
Viu só como é fácil? É por essas e outras que o Google Agenda aumenta a produtividade de todo o time, como veremos a seguir.
Como o Google Agenda melhora a produtividade da equipe?
Com o Google Agenda, você pode melhorar a produtividade do seu time de várias maneiras, como:
- eliminar o tempo perdido negociando e conferindo a disponibilidade dos demais membros da equipe para agendar reuniões e eventos em grupo;
- aumentar a agilidade na hora de reservar recursos da empresa para uso, dependendo somente da marcação do interessado no aplicativo;
- desenvolver o fluxo de informação contínuo por meio da integração com outras ferramentas do Google Workspace;
- tomar decisões mais eficientes em consequência da melhora na comunicação;
- reduzir os ruídos da comunicação;
- diminuir as faltas aos compromissos por esquecimento ou em razão de outros agendamentos no mesmo horário;
- facilitar a gestão e organização da equipe, do cotidiano profissional e de projetos;
- melhorar a mobilidade e flexibilidade para a equipe, devido ao acesso remoto, sem perdas no desempenho;
- aumentar a capacidade de controle, com o gerenciamento de objetivos, prazos, lembretes etc.;
- otimizar o desempenho individual com a redução de tempo gasto com tarefas secundárias e a priorização de atividades importantes.
Próximos passos para usar o Google Agenda
Como podemos ver ao longo deste artigo, são muitas as funcionalidades do Google Agenda que podem trazer melhorias para a empresa e os colaboradores, tendo mais controle, organização e produtividade.
Aliás, essa é uma solução simples para gerenciar o tempo. Mas você pode aproveitar todas as funcionalidades, assinando um plano do Google Workspace. Ficou interessado? Então, entre em contato com a Wecolab e garanta seu plano por um preço acessível.
