A gestão da sua equipe é essencial para o bem da organização. Otimizar tempo e tornar as atividades da empresa mais simples e rápidas é algo que os gestores precisam estar frequentemente atentos.
Para que isso ocorra, existem algumas ferramentas que podem ajudar, como as do Google Workspace, podendo ser usadas de forma que os funcionários trabalhem compartilhando planilhas, textos e apresentações.
Google Workspace nas empresas.
Sabemos que um dos maiores desafios dos gestores dentro de uma companhia é realizar a gestão da sua equipe de forma eficaz.
O Google Workspace é uma plataforma que pode ajudar, contribuindo para a melhora do desempenho, gerenciamento da rotina e otimização de tempo da equipe.
Ele reúne recursos e aplicativos voltados para a produtividade e organização de arquivos, visando melhorar o trabalho em equipe e centralizar documentos e fluxos de trabalho.
Principais ferramentas para melhorar a gestão da sua equipe.
1. Gmail e Google Meet
Ter uma comunicação eficiente é essencial para que sua empresa tenha bons resultados. O Gmail é uma das ferramentas que permitem diversas atividades que vão muito além de, simplesmente, enviar e-mails.
Com ele, você pode criar marcações de rastreamento de mensagens, pastas para arquivar e-mails, prints e links. Essa atividade pode ser feita por meio de anexos, ou pelo Google Drive, possibilitando o alinhamento com as equipes.
Já o Google Meet pode contribuir para uma comunicação instantânea,
No caso de reuniões, o Google Meet pode contribuir para uma comunicação efetiva e instantânea, permitindo que gestores e colaboradores possam se relacionar com praticidade e sem precisar mudar de tela, inclusive, no formato de vídeos.
É possível utilizar, também, o Chat do Google Workspace para comunicações mais rápidas, que não demandem tempo parado da equipe inteira.
2. Google Drive
Uma ferramenta muito interessante do Google Workspace é o Google Drive. Nesse espaço virtual, é possível criar várias pastas e armazenar arquivos em diferentes formatos, disponibilizando-os aos perfis que têm permissão para aquele acesso.
Ou seja, admissão específica para cada funcionário, conforme a função que realiza.
Esse recurso é ótimo para deixar todos os materiais e documentos da rotina na nuvem, armazenados em um sistema simples de utilizar, organizados conforme categoria e fáceis de serem acessados.
Isso permite um melhor acompanhamento no controle de versões, ou seja, quem modificou, o que e quando.
Outro ponto de grande relevância para as empresas que usam o Google Drive é a maior segurança em relação aos arquivos armazenados. Como os servidores do Google Workspace são utilizados, as chances de perder alguma informação reduzem drasticamente, pois o armazenamento não é mais local.
Ainda existe a vantagem de poder acessar de qualquer lugar com uma conexão com a internet, o que favorece o trabalho remoto dos membros da equipe.
3. Google Documentos e outras ferramentas de colaboração
Os aplicativos de colaboração no Google Workspace são divididos em documentos para edição de texto (muito semelhante ao Word), planilhas (parecido com o Excel) e apresentação, para slides e propostas (semelhante ao PowerPoint).
Os atalhos para essas ferramentas são disponibilizados de forma simples, diretamente no Google Drive.
Uma vantagem desses recursos é a função de salvamento em tempo real e a opção de dividir o documento com os colegas de trabalho.
Com isso, é possível editar os materiais e planilhas de forma compartilhada e ágil, facilitando a comunicação da equipe e permitindo o controle das atividades pelos gestores.
Assim, é possível visualizar as etapas e responsáveis por elas, bem como aqueles que têm acesso aos conteúdos e que os modificaram.
4. Google Agenda
O Google Agenda permite criar e compartilhar agendamentos de compromissos de modo simples, fácil e rápido de visualizar, reservando horários na agenda dos membros da equipe.
Com isso, marcar uma reunião e enviar convites para aqueles que deverão participar se torna um processo digital e de fácil controle, evitando que a equipe se esqueça do compromisso.
Outro benefício é a opção de criar agendas específicas para cada assunto ou tarefa, podendo repetir os encontros ao longo dos meses. Isso favorece a organização do time, pois todos os compromissos ficam localizados no mesmo arquivo, sendo acessível a todos.
A palavra de ordem, nesse caso, é o compartilhamento.
5. Google Sites
Para criar a intranet da empresa em segundos, essa é a ferramenta ideal. Pouco conhecido, o Google Sites ainda não é tão explorado pelos gestores, como poderia ser.
Dedicar tempo para conhecer melhor esse recurso pode ser uma maneira de compartilhar informações sobre um projeto específico com a equipe e criar momentos de interação.
Além dessas, o Google Workspace tem outras ferramentas que facilitam o dia a dia dos gestores. Ou seja, torna a rotina de gerenciamento das atividades mais simples e prática, otimizando o tempo.
As vantagens de investir nesses recursos consistem em diversos aspectos, conforme os descritos, a seguir:
- segurança e flexibilidade no trabalho;
- alta disponibilidade;
- acessibilidade;
- diversidade de ferramentas em um único gerenciador.
Com muitos ganhos interessantes para o trabalho, investir nesse conjunto de ferramentas é uma ótima maneira de tornar as demandas da empresa mais dinâmicas, colocar as estratégias de marketing em ação e ter resultados positivos.
Entre em contato com a nossa equipe e veja como podemos te ajudar a ter uma gestão mais otimizada da sua equipe!
