Ainda que a computação em nuvem tenha avançado a passos largos nos últimos anos, alguns problemas continuam acontecendo, inclusive no compartilhamento de arquivos. Todavia, soluções como o Google Drive compartilhado podem resolver essa questão.
Tal recurso permite que todos os colaboradores e gestores tenham acesso às mesmas pastas e arquivos, independentemente de onde estejam.
Esse compartilhamento traz mais agilidade para o fluxo de trabalho e favorece a qualidade e produtividade no negócio, contribuindo para uma rotina mais ágil de todo o time.
Neste artigo, vamos mostrar o que é o Google Drive compartilhado, quais são suas vantagens para a empresa e, ainda, ensinar como você pode compartilhar pastas e arquivos usando essa solução. Boa leitura!
O que é o Google Drive?
O Drive é um serviço de armazenamento em nuvem oferecido pelo Google, possibilitando aos usuários salvar arquivos, fotos e documentos e acessá-los de qualquer dispositivo conectado à internet. Essa plataforma oferece integração com diversos aplicativos, como Docs, Sheets e Slides, facilitando a colaboração e edição em tempo real.
Além de funcionar como um espaço de armazenamento, o Google Drive oferece ferramentas para a criação de documentos de texto, planilhas, apresentações e formulários.
Os usuários podem compartilhar arquivos ou pastas com outras pessoas, controlando as permissões de acesso e edição, o que torna o recurso especialmente útil para o trabalho em equipe e os projetos colaborativos.
Com uma conta Google, você recebe uma quantidade inicial gratuita de armazenamento. E, para aqueles que precisam de mais espaço, existem opções de planos pagos.
O Drive também possui versão mobile, permitindo o acesso e a gestão de arquivos diretamente de smartphones e tablets, o que é essencial para as equipes de vendedores, por exemplo.
Além disso, há a possibilidade de criar um Drive compartilhado para facilitar ainda mais o trabalho do time, sobretudo em regimes de trabalho remoto ou híbrido. Vamos falar disso no próximo tópico.
Mas, antes, aproveite e leia também:
- Google Meu Negócio: guia para colocar sua empresa no mapa
- Google Podcasts: tudo o que você precisa saber sobre a ferramenta
O que é um Drive compartilhado?
O Drive Compartilhado é uma funcionalidade do Google Drive que propicia a criação de espaços colaborativos, em que todos os membros têm acesso e gerenciamento compartilhado dos arquivos. Diferente das pastas tradicionais, os arquivos pertencem à empresa e não a um usuário individual, como acontece no Drive padrão.
Ou seja, o administrador do Google Workspace pode controlar os usuários com permissão para trabalhar nesses ambientes, escolhendo com quem compartilhar as pastas e os arquivos.
No Drive compartilhado, existem cinco níveis de acesso disponíveis, cada um com funções e permissões específicas:
- leitor;
- comentarista;
- colaborador;
- administrador de conteúdo;
- administrador.
Qual é a diferença entre Drive compartilhado e Drive individual?
A diferença entre o Drive compartilhado e o individual está no acesso ao repositório. Enquanto no individual apenas o dono da conta tem acesso aos arquivos e pastas, no compartilhado, todos os documentos são da empresa, sendo o administrador do Drive o responsável por conceder acesso a outros usuários.
Outra diferença é que, no Drive compartilhado, se um colaborador sair da empresa ou tiver a conta excluída por algum motivo, os arquivos permanecem no repositório. Isso já não acontece no individual e, caso a conta seja suspensa ou excluída, os arquivos são perdidos.
Quais as principais vantagens do Drive compartilhado?
As principais vantagens do Drive compartilhado são:
- propriedade coletiva dos arquivos;
- gerenciamento simplificado de permissões;
- notificações de alterações;
- integração com as ferramentas do Google Workspace;
- consistência e organização;
- segurança reforçada.
Veja mais detalhes logo adiante!
1. Propriedade coletiva dos arquivos
Ao contrário das pastas tradicionais, em que os arquivos pertencem a um único usuário, no Drive compartilhado, eles pertencem ao grupo.
Isso garante que os documentos permaneçam acessíveis mesmo se um membro-chave da equipe sair ou se a conta dele for desativada.
2. Gerenciamento simplificado de permissões
Os administradores do Drive compartilhado podem facilmente definir diferentes níveis de acesso para os membros, seja apenas para visualização, edição ou controle total.
3. Notificações de alterações
Todos os membros de um Drive compartilhado são notificados de adições ou remoções de arquivos, o que facilita o rastreamento de mudanças e a colaboração em tempo real.
4. Integração com as ferramentas do Google Workspace
O Drive compartilhado integra-se com as outras ferramentas do Google, como Docs, Sheets e Slides, facilitando a edição colaborativa de documentos.
5. Consistência e organização
Como todos os arquivos são armazenados em um local centralizado, evita-se a duplicação e garante-se que todos os membros da equipe estejam visualizando e trabalhando na versão mais recente de um documento.
6. Segurança reforçada
As opções de compartilhamento e acesso são projetadas pensando na segurança, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessar ou modificar os arquivos.
Como podemos ver, são muitas as vantagens que uma empresa tem ao criar um Drive compartilhado. Agora, veremos na prática como fazer isso acontecer.
Como criar um Drive compartilhado?
Criar um Drive compartilhado é um processo simples, bastando ter uma conta no Google Workspace para acessar essa funcionalidade. Aqui estão os passos básicos para criação:
Acesse o Google Drive
Acesse o Drive usando sua conta do Google Workspace.
Navegação à esquerda
No painel de navegação à esquerda, clique em “Drive Compartilhado”.
Crie um novo drive compartilhado
No topo, você verá a opção “+ Criar”. Clique nela e, no menu suspenso, selecione “Drive Compartilhado”.
Nomeie o drive compartilhado
Uma janela aparecerá pedindo que você nomeie o Drive Compartilhado. Insira o nome desejado e clique em “Criar”.
Adicione membros e defina permissões
Comece a adicionar membros. Clique no ícone de “pessoa” ou “adicionar membros” na parte superior. Então, digite os endereços de e-mail de quem você deseja adicionar.
Feito isso, defina as permissões para cada membro (por exemplo: visualização, edição ou gestão completa). Clique em “Enviar” para convidar por e-mail quem foi adicionado.
Adicione arquivos e pastas
Com o Drive compartilhado configurado, você pode começar a adicionar arquivos e pastas, assim como faria em sua unidade pessoal do Google Drive.
Como compartilhar arquivos no Google Drive?
Para compartilhar um arquivo, acesse o Google Drive e localize aquele que deseja compartilhar. Clique com o botão direito do mouse sobre ele e selecione “Compartilhar”.
Uma janela aparecerá, na qual você pode inserir os endereços de e-mail das pessoas que terão acesso, conforme a permissão selecionada para cada usuário: “Visualizador”, “Comentador” ou “Editor”.
Como compartilhar pastas no Google Drive?
Para começar, acesse o Google Drive e escolha a pasta que quer compartilhar. Clique com o botão direito do mouse sobre ela e selecione “Compartilhar”.
Na janela que aparece, você tem a opção de adicionar endereços do Gmail das pessoas que terão acesso a ela. Ao adicionar cada endereço, basta definir as permissões associadas, que são as mesmas de compartilhamento de arquivos.
Como compartilhar planilhas no Google Drive?
Para compartilhar uma planilha, o caminho é o mesmo dos itens anteriores. Ou seja, abra o arquivo desejado no Google Sheets e, no canto superior direito, você verá um botão chamado “Compartilhar”.
Ao clicar nele, uma janela se abrirá. Aqui, você pode digitar os endereços de e-mail das pessoas, indicando o nível de acesso, seja ele “Visualizador”, “Comentador” ou “Editor”.
Como criar links no Google Drive?
Se você não tem o e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar um arquivo ou uma pasta, é possível enviar um link que ela pode clicar e abrir. Por sinal, fazer o compartilhamento com link é bastante simples.
Primeiro navegue até o arquivo ou a pasta de sua escolha, clique com o botão direito do mouse no item e selecione o botão “Compartilhar”.
Uma janela se abrirá e, nela, você verá a opção “Obter link”. Clique ali e uma URL de compartilhamento será gerada. Logo abaixo da URL, você verá opções para definir as restrições do link.
No caso, você pode escolher se pode ser acessado por “Qualquer pessoa com o link” ou se será “Restrito” apenas a determinados usuários.
Também é possível definir o nível de permissão, como “Visualizador”, “Comentador” ou “Editor”. Após definir essas opções, copie o link gerado e compartilhe com quem você deseja.
Como compartilhar o armazenamento no Google Drive?
Quando uma empresa adquire um plano do Google Workspace, ela obtém uma quantidade específica de armazenamento para cada usuário. Esse armazenamento é individual para cada conta dentro do domínio empresarial.
Por exemplo, no plano “Business Standard”, cada usuário recebe 2 TB de armazenamento no Drive. No entanto, diferentemente do Google One, este armazenamento não é “compartilhado” da mesma forma, mas sim alocado por usuário.
O administrador da conta do Google Workspace tem a capacidade de gerenciar usuários, definir políticas de compartilhamento, monitorar o uso do armazenamento e garantir a segurança dos dados da organização.
Se uma companhia necessita de mais armazenamento para compartilhar espaço no Google Drive, pode-se considerar a migração para um plano superior ou adquirir armazenamento adicional.
A flexibilidade e as ferramentas de colaboração tornam o Google Drive uma opção atrativa para empresas que desejam armazenar e colaborar em documentos dentro de um ambiente centralizado e seguro.
Próximos passos para usar o Google Drive compartilhado
Com a transformação digital cada vez mais presente e as facilidades geradas pela integração do trabalho ao ambiente online, adotar o uso do Google Drive compartilhado é muito importante e prático.
Essa ferramenta ajuda as equipes a organizar e proteger seus arquivos, já que somente as pessoas autorizadas previamente poderão acessar esse repositório.
E, se você está interessado em aproveitar as vantagens do Google Workspace e do Drive compartilhado, a Wecolab pode te ajudar. Oferecemos todo apoio na implementação do Cloud Computing, com suporte total para sua empresa.
Fale com nosso time de especialistas e tire suas dúvidas sobre o Google Workspace e as vantagens do Google Drive compartilhado.
