Seja por necessidade (como no caso de pandemias como a Covid-19), como benefício para criar uma jornada mista, como opção para cortar custos com a manutenção de uma sede, existem muitos motivos para uma empresa adotar o home office. Mas como implementar o home office na prática?
Essa modalidade de trabalho passou a constar na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) a partir da Reforma Trabalhista de 2017.
Hoje ela é considerada uma forma de trabalho como qualquer outra, com suas especificidades e direitos e deveres tanto para o trabalhador quanto para o empregador.
Seja qual for o motivo pela escolha do home office, a empresa deve criar uma estrutura própria para oferecer ao colaborador a segurança necessária.
O funcionário, por sua vez, deve negociar — essa modalidade exige mais interação para se chegar aos acordos do contrato — e seguir as normas do teletrabalho.
Sua empresa consegue realizar suas funções nesse modelo de trabalho? Então continue lendo o confira um passo a passo de como implementar o home office, de acordo com as normas da CLT.
Etapas: como implementar o home office
1. O planejamento
Salvo quando a necessidade de entender como implementar o home office vem em ocasiões extraordinárias, é importante planejar a transição para orientar bem a equipe.
Principalmente quando é uma migração do modelo presencial para o teletrabalho, todos os colaboradores precisam estar engajados para que a transição seja eficiente.
As etapas a seguir serão fundamentais para criar um planejamento organizado e dar segurança os funcionários.
Converse com os gestores, a equipe e invista tempo para planejar a mudança. Você vai precisar de uma equipe disposta a se readaptar e bastante disciplinada.
2. Ferramentas de gestão
Outro passo importante de como implementar o home office é escolher ferramentas de gestão eficientes para a equipe trabalhar.
Destacamos as que não devem faltar na organização dos negócios que utilizam o home office:
App de comunicação
A comunicação interna é essencial para o andamento do trabalho e é fundamental concentrar toda a equipe em um mesmo serviço.
Nesse caso, esqueça o WhatsApp para manter a privacidade e respeito ao horário de trabalho dos funcionários.
Soluções como o Google Hangouts Meet (para videoconferências e chamadas de voz) e o Hangouts Chat para mensagens de texto são ótimas opções.
Se sua empresa utiliza o G Suite que engloba todos os aplicativos do Google para empresas, esses apps já estão disponíveis.
Outra opção é o Slack que permite manter chats individuais, canais com equipes de projetos, canais gerais para todos os membros da empresa com troca de arquivos de áudio, vídeo, entre outros.
Serviço de armazenamento e compartilhamento na nuvem
Um empresa que funciona em home office não pode ficar sem um bom serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem.
Esse sistema facilita a interação da equipe e permite edições, revisões e comentários em arquivos de diversos formatos.
Empresas com o G Suite tem disponível o Google Drive que também pode ser contratado como solução individual.
Se você tem dúvida entre Google Drive ou Dropbox, pode conferir o post que explica em detalhes as funcionalidade de cada um.
3. Engajamento da equipe
Principalmente na fase inicial do planejamento de como implementar o home office, faça um treinamento com a equipe atual para mostrar os benefícios da modalidade, como irá funcionar, etc.
Para facilitar a integração no futuro, mantenha esse treinamento inicial arquivado para que ele possa ser feito por todo membro que entrar na equipe.
Promova também outros treinamentos gerais para integrar a empresa mesmo a distância. Tudo isso contribui para o engajamento da equipe com a empresa e o trabalho.
4. Equipamentos
Essa é uma parte importante de como implementar o home office, pois as definições podem ser estabelecidas por acordo.
A empresa pode investir em equipamentos — PCs ou notebooks, teclado, mouse, webcam, headsets — e transferi-los se houver desligamento ou determinar que o funcionário deve ter o equipamento e estabelecer uma ajuda de custo mensal.
É preciso levar em conta a situação financeira da empresa tanto para investir em equipamentos quanto para manter a ajuda de custo.
Os cuidados com a ergonomia para um bom uso dos equipamento também é fundamental e a empresa deve fazer essa orientação.
5. Pesquisa de avaliação
O último passo de como implementar o home office envolve a avaliação do modelo criado pela empresa
Para manter um processo de melhoria contínua é importante que a equipe dê feedbacks sobre a estrutura de trabalho fornecida, desempenho das ferramentas e individual, etc.
O Google possui uma ferramenta de Formulários que ajuda a criar e compilar os resultados de forma mais eficiente. As pesquisas podem ser anônimas ou identificáveis, conforme a necessidade.
6. Criação do manual de políticas do home office
A Lei n° 13.467/2017 deve ser a base da empresa e uma aliada na criação do planejamento. Com essas informações, crie um manual com as políticas de teletrabalho da empresa.
Esse segundo passo de como implementar o home office é importante, pois se torna o apoio tanto da empresa quanto dos funcionários em casos de dúvidas sobre algum ponto.
É importante que o manual assegure todas as leis da CLT que a equipe deve cumprir e pela qual será remunerada. Por exemplo:
- horários de trabalho: por lei, não há controle de horas nem de hora extra no home office. Mas é razoável fazer um acordo de manter o trabalho durante o horário comercial padrão (8h/dia);
- ergonomia: faça treinamentos e envie periodicamente cuidados que o funcionário deve ter para não prejudicar a postura e a saúde em geral.
- pausas para descanso: também entra como uma recomendação para manter a alimentação regrada e estimular alguns minutos em pé.
- equipamentos: vamos falar detalhadamente sobre isso nos próximos tópico, mas ele também deve estar no manual.
- benefícios: não é porque o trabalho é home office que os benefícios devem desaparecer. Vale-alimentação ou refeição, plano de saúde, etc, podem ser oferecidos.
OBS: ajuda de custo relativa a contratação de serviços de internet e conta de luz, por exemplo, podem ser negociados.
Cada um desses dos termos e condições definidos devem estar descritos no contrato de prestação de serviço remoto — assinado e com validade perante a lei.
Já pensou em implementar o home office?
Uma empresa precisa passar pelas etapas de como implementar o home office, mas esse é não só um modelo possível como bastante atual no mercado.
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