O tempo é um ativo valioso para as empresas, pois quanto maior for a gestão desse recurso, mais produtivas elas são. Por isso, trouxemos neste post algumas vantagens, dicas e ferramentas de reunião remota, que podem tornar os encontros à distância mais eficientes e aumentar a produtividade dos seus colaboradores.
Quando uma pessoa não entende o valor do tempo da outra, pode cair na armadilha de pensar que todo mundo pode esperar apenas mais cinco minutinhos para ela terminar uma tarefa. Talvez, você já tenha passado por algo parecido.
No entanto, se uma reunião atrasa para começar, pode demorar para terminar ou ter alguma discussão interrompida, prejudicando a produtividade da equipe.
Em longo prazo, essas situações deixam as reuniões improdutivas e desmotivam os funcionários em relação aos momentos de troca.
Para evitar que isso ocorra na sua empresa, confira orientações e aplicativos úteis para conduzir suas reuniões remotas de forma mais eficiente. Afinal, sabemos que toda organização quer aumentar a produtividade e tornar as equipes mais colaborativas.
Boa leitura!
O que é uma reunião remota e para que serve?
A reunião remota é um encontro que ocorre à distância entre várias pessoas, podendo ter a participação de colaboradores, clientes e fornecedores de uma empresa. Ela acontece com o uso de uma ferramenta de videoconferência e um computador ou dispositivos móveis para todos se comunicarem em tempo real e de qualquer lugar.
Os encontros virtuais, como também são conhecidas as reuniões remotas, inclusive servem para gestores se reunirem com colaboradores que atuam no regime de trabalho remoto.
Planejar projetos, resolver problemas, tomar decisões importantes e fazer treinamentos em grupo são situações comuns que as empresas costumam fazer reuniões à distância.
Além disso, clientes e fornecedores que se localizam distantes das cidades das organizações podem se beneficiar dessa reunião para otimizar tempo, agilizar processos e economizar com o deslocamento entre cidades.
A reunião remota ganhou força no mundo durante a pandemia da Covid-19, quando as empresas se adaptaram para continuar produzindo, em tempos de isolamento social. A partir daí, muitas organizações mantiveram esse formato de encontro.
Diferenças entre reuniões remotas e reuniões híbridas
Existem diferenças entre as reuniões remotas e híbridas. Saber sobre elas pode aumentar a produtividade do seu negócio. Confira abaixo!
Reuniões remotas
As reuniões remotas podem ser realizadas em qualquer lugar e hora. Com isso, as pessoas não precisam se deslocar até a empresa para participar, economizando tempo e dinheiro com transporte.
E, por falar em despesas, nesses encontros virtuais, os custos de execução dos organizadores são menores, uma vez que não têm que alugar espaço físico, mesas, cadeiras e comprar lanche para o intervalo.
Em relação à transmissão, as empresas usam computadores e recursos multimídia modernos, enriquecendo a experiência dos participantes.
O uso de tecnologia também permite que os organizadores esclareçam as dúvidas das pessoas ao vivo.
Reuniões híbridas
As reuniões híbridas possibilitam que os colaboradores escolham como participar. Enquanto as pessoas que moram próximas à empresa comparecem de forma presencial, os que estão distantes assistem online. O importante é que todos participem ao mesmo tempo, podendo interagir e colaborar.
Neste formato, os responsáveis organizam o ambiente com mesas, cadeiras, telão, café e água para quem pode ir até à empresa, assim como preparam os equipamentos da videoconferência, como plataforma de transmissão, microfone, som e webcam do PC e internet para o encontro online.
O uso de tecnologia permite gravar as reuniões e assistir depois, facilitando a elaboração da ata e o compartilhamento dos principais pontos abordados, considerando os próximos passos.
Vantagens da reunião remota
Empresas que fazem reuniões à distância oferecem vantagens aos colaboradores, facilitando o trabalho remoto e aumentando a produtividade.
Acompanhe os principais benefícios:
- otimização de tempo da equipe por não precisar se deslocar até o encontro presencial;
- possibilidade dos gestores realizarem várias reuniões no mesmo dia;
- reunião de pessoas de qualquer lugar do mundo;
- redução de custos com ferramentas, deslocamentos e espaços alugados para reunir a equipe;
- aumento da pontualidade dos participantes para iniciar as reuniões;
- melhora da objetividade das reuniões;
- ganho na produtividade das pessoas durante o dia de trabalho, por não precisar ficar no trânsito.
Como se preparar para uma reunião virtual? Veja 7 dicas!
Uma reunião deve ser encarada como um momento de solução de negócios. Mesmo o tempo sendo um ativo tão escasso nas empresas e, portanto, valioso, é comum ouvir reclamações de que as reuniões:
- são improdutivas;
- tomam tempo das pessoas para definir onde ela será realizada;
- não adicionam valor à empresa ou aos funcionários;
- duram mais tempo do que o necessário;
- não aproveitam todas as ideias discutidas depois.
Pensando nos pontos acima, organizamos 7 dicas fundamentais para sua empresa elaborar reuniões remotas produtivas, eficientes e colaborativas. Confira e coloque essas ações em prática!
1- Defina o tema e os pontos importantes da reunião
A primeira dica para uma boa reunião à distância é ter um propósito. Nunca reúna um departamento ou a empresa inteira sem saber sobre o que vai falar e para quem.
Para evitar prolongar uma reunião remota, faça o planejamento e organize uma pauta com os temas principais que serão discutidos.
Nesse processo, organize os assuntos por prioridade, evitando reuniões longas e com muitos assuntos, que as deixam improdutivas.
Quem for o responsável pelo controle da reunião deve atentar para perceber se um tópico está rendendo mais tempo do que o previsto.
Se a discussão estiver produtiva, interrompa-a por um minuto e informe à equipe que será encerrada após a conclusão da pauta em questão.
Caso o cenário seja o contrário, o líder deve saber reconduzir o assunto para as pautas e concluí-las no prazo.
2- Estabeleça data e horário adequados
No trabalho remoto, os colaboradores podem estar em qualquer lugar do mundo. Logo, para definir a data e o horário da reunião, considere os fusos horários dos colaboradores, de modo que todos possam participar do encontro, sem precisar remarcá-lo.
3- Escolha um ambiente ideal
A escolha de um local silencioso, bem iluminado e que não tenha interferências visuais irá torná-la mais agradável e produtiva.
Diante disso, é importante escolher um ambiente que tenha uma parede vazia e sentar-se de costas para ela. Caso não seja possível selecionar um local neutro, use as ferramentas de videoconferência que aplicam um fundo personalizado.
4- Selecione uma boa ferramenta multimídia
Escolher uma boa plataforma multimídia fará a diferença para o êxito da reunião virtual. Afinal, todo gestor precisa da atenção dos colaboradores durante o encontro, sem sofrer interrupções de qualquer natureza.
Quanto mais recursos tiver sua plataforma, melhor será a interação com a equipe. E o Google Meet é uma excelente opção para usar.
Aliás, não se esqueça de ter uma boa conexão de internet. Sem ela, de nada adianta ter uma ferramenta de videoconferência moderna.
5- Teste o equipamento antes de iniciar a reunião
Essa orientação é básica, mas essencial. Na correria de organizar as reuniões remotas, muitos gestores esquecem de testar o som, o microfone, a webcam e a rede de internet. Com isso, o encontro acaba atrasando ou nem acontecendo.
Já pensou marcar uma reunião virtual com toda a equipe e ter que cancelar por não testar o equipamento?
6- Defina as regras da reunião
Toda reunião remota precisa ter regras definidas para ser objetiva e produtiva. Portanto, saiba estipular as normas para conduzir seu encontro. Veja algumas:
- comunique o horário de início e término;
- informe quem irá conduzir a reunião;
- diga em quais momentos e como os colaboradores poderão fazer perguntas;
- reforce o tema central e os principais pontos que serão abordados;
- esclareça se terá pausa.
7- Seja pontual
Essa é outra dica que deve ser seguida à risca. Para evitar perder tempo, é vital começar e terminar as reuniões no horário marcado.
Atrasos acontecem, mas se são uma constante, a insatisfação será inevitável.
A pauta com os temas é útil, pois também funciona como um controle, podendo ter um tempo estimado de discussão para cada tópico.
Esse limite não precisa estar no documento a ser enviado à equipe. O responsável por conduzir a reunião pode monitorá-lo.
Como consequência, a reunião tende a não se estender além do tempo necessário e os colaboradores podem voltar ao trabalho.
Como conduzir reuniões remotas?
Entender como se preparar para a reunião à distância é importante, mas saber conduzi-la também é.
Veja alguns pontos para conduzir melhor suas reuniões:
-
convide apenas pessoas necessárias;
- apresente os participantes no início do encontro;
- peça que os participantes tirem o som do microfone para não atrapalhar;
- organize a interação das pessoas e explique como interagir;
- seja objetivo para otimizar o tempo e tornar a reunião produtiva;
- evite distrações;
- pergunte a opinião das pessoas e tire as dúvidas;
- anote os pontos alinhados, faça uma ata e envie aos participantes após o término da reunião.
Ferramentas digitais para ter encontros virtuais produtivos
As reuniões à distância podem ganhar mais produtividade e dinamismo com a ajuda de algumas ferramentas inteligentes.
Separamos três dicas de aplicativos práticos para usar com sua equipe e, também, com seus clientes e fornecedores. Confira!
1- Google Agenda
Nada mais útil do que ter a agenda de compromissos sempre ao alcance das mãos. A Agenda do Google é um aplicativo útil para integrar a equipe com os compromissos e reuniões da empresa.
O app pode ser acessado via web no PC ou notebook e, também, pelo smartphone. As alterações são sincronizadas automaticamente em todos os dispositivos.
Os compromissos podem ser organizados e agendados por cor e os líderes de reunião podem criar e fazer convites que aparecem direto na agenda da equipe.
Nas empresas que usam o Google Workspace, plataforma com possibilidade de colaboração simultânea, a Agenda do Google pode ser usada como app padrão para a organização dos encontros virtuais.
Assim, ninguém fica de fora ou esquece o compromisso, pois dá para configurar notificações para minutos antes do horário da reunião como lembrete.
Na WeColab, oferecemos o treinamento da Agenda do Google para sua conferir todas as funcionalidades.
2- Slido
Muitas vezes, as pessoas deixam de participar e opinar nas reuniões porque ficam tímidas ou com receio do julgamento dos colegas.
O Slido é um programa que facilita a interação dos participantes durante as apresentações. Com o uso do PC ou smartphone, os participantes podem enviar perguntas que serão lidas pelos líderes da reunião no momento oportuno.
A ferramenta tem integração com o Google Sheets e Slides, Slack e outros programas. Os comentários podem ser feitos de forma anônima e, ainda, incluir vídeo para interação com participantes remotos.
3- Google Meet
Fazer reuniões virtuais deixou de ser um bicho de sete cabeças há muito tempo. Existem programas que permitem reunir várias pessoas à distância.
O Google Meet é um aplicativo do Google Workspace, que permite trocar mensagens, fazer chamadas por voz e videoconferências em alta definição de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Com ele, sua equipe aumenta a produtividade no dia a dia, ganha mais colaboração e melhora a comunicação.
De qualquer lugar e hora, seus colaboradores podem se conectar com esta ferramenta seja usando o PC, celular ou tablet.
Para conhecer as funcionalidades do app, a WeColab disponibiliza um treinamento de Chat e Meet para as empresas.
Gostou das dicas para fazer uma boa reunião remota?
Reuniões remotas podem ser mais eficientes e práticas se forem bem organizadas com as ferramentas adequadas.
Se o seu negócio precisa de soluções empresariais inteligentes e úteis, conheça os aplicativos do Google Workspace para organizar a gestão e a comunicação do seu negócio.
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