Se você está se perguntando se o Google Workspace vale a pena, o primeiro ponto é considerar o amplo leque de inovações que a bigtech traz para o mercado.
O lançamento do Gmail, em 2004, trouxe mudanças significativas: maior capacidade de armazenar mensagens e tecnologia para acelerar processos. Segundo o Finances Online, desde 2020, já são mais de 1,8 bilhão de usuários ativos.
Da inauguração da ferramenta até hoje, a empresa continuou inovando. Em 2006, criou o G Suite, atual Google Workspace, uma plataforma completa de serviços para negócios. Para acessar seus programas, basta ter internet e PC ou dispositivo móvel.
A conta gratuita do Gmail é a porta de entrada para empresas de diferentes segmentos e portes, que passam a conhecer o Workspace com as integrações disponíveis no serviço de e-mail.
À medida que um negócio cresce, aumenta o número de colaboradores e de informações. Com isso, surge a necessidade de buscar soluções de gerenciamento para ter mais mobilidade a fim de resolver as tarefas de forma online, de qualquer parte do mundo, além de fazer a gestão de equipes remotas.
Se a sua empresa chegou nesse ponto, é importante analisar se vale a pena implementar o Google Workspace. Saiba que essa decisão pode mudar o rumo do negócio, tornando-o mais dinâmico, produtivo e colaborativo.
Neste artigo, vamos mostrar tudo sobre o Google Workspace: o que é, as vantagens, os recursos e os melhores planos e preços para facilitar sua escolha. Continue lendo!
O que é Google Workspace?
O Google Workspace é o antigo G Suite, uma plataforma de serviços para negócios que permite que os usuários acessem ferramentas ágeis em um mesmo ambiente online. Esse produto possibilita que a equipe trabalhe de maneira integrada, no escritório ou de forma remota, utilizando computador, celular ou tablet.
Dentre os recursos oferecidos pelo Google Workspace, o e-mail comercial, a videoconferência, o armazenamento na nuvem e o compartilhamento de arquivos são os que se destacam na rotina das empresas.
Por sinal, a mudança de nome da plataforma em 2020 não diminuiu a eficiência da ferramenta. Com a implementação de novos recursos, o Google Workspace melhorou a integração entre os usuários e serviços oferecidos.
Essas atualizações possibilitam que os colaboradores marquem o @ dos colegas nos documentos compartilhados para receberem notificações. Ainda, é possível ter acesso à visualização prévia ao clicar em um link, além da padronização dos apps com o domínio das empresas.
Com esses e outros recursos do Google Workspace, você pode incentivar a colaboração e a comunicação da sua equipe, o que aumenta a produtividade. Continue lendo para saber as vantagens da plataforma.
Google Workspace vale a pena? Conheça 6 vantagens para contratar!
Já imaginou contar com ferramentas online que ajudem a resolver problemas de comunicação, colaboração e produtividade na sua empresa? O Google Workspace pode auxiliá-lo.
Para ter noção da eficiência dessa ferramenta, a Safetec divulgou que, hoje, o Workspace tem mais de 2,6 bilhões de usuários ativos mensais usufruindo de seus recursos.
Portanto, não há dúvidas que essa plataforma vale a pena ser usada por negócios que precisam de agilidade e praticidade no dia a dia.
Antes de contratar o Google Workspace, confira as 6 vantagens abaixo!
1. Sincronização de informações
A comunicação interna eficiente é um item que as empresas têm valorizado cada vez mais, pois agiliza o andamento dos projetos e elimina conflitos entre os departamentos e as equipes.
A pesquisa Tendências em Comunicação Interna de 2022, feita pela Ação Integrada, em parceria com a Aberje, relatou que 88% dos CEOs entrevistados valorizam a comunicação interna.
Os dados indicaram que as organizações brasileiras estão investindo mais em capacitação para melhorar a comunicação. Veja os números:
- 66% das empresas promovem lives com CEOs ou líderes de negócios;
- 81% fazem reuniões para tratar objetivos e resultados com suas equipes.
Imagine estar fora do escritório ou home office, precisar verificar uma planilha, mas não ter um computador.
Sem um sistema de armazenamento na nuvem para acessar e compartilhar arquivos online, você ficaria sem a informação e poderia prejudicar o trabalho.
Logo, adotar um sistema de compartilhamento atualizado em tempo real, que fique 24 horas no ar, é um dos motivos que vale a pena contratar o Google Workspace.
Todas as mudanças feitas em arquivos de documentos, planilhas e formulários de pesquisa ficam salvas e cada usuário com permissão para editar pode ver o histórico de alterações. Assim, a equipe pode trocar informações atualizadas e fechar negócios mais vantajosos.
2. Acesso remoto por diferentes dispositivos
Sincronizar arquivos em tempo real só é possível em função do acesso por diferentes dispositivos. O Google Workspace tem versões mobile de todos os aplicativos do sistema, que podem ser abertas por smartphone ou tablet.
Essa mobilidade no acesso integra a equipe e viabiliza que os membros tenham independência para realizar suas funções.
Com esse recurso, os próximos passos da reunião presencial com um cliente são compartilhados rapidamente entre todos do departamento.
3. Colaboração entre a equipe
O trabalho em equipe é outro aliado da boa comunicação, logo, implementar o Google Workspace pode beneficiar seu negócio.
Com essa ferramenta, os envolvidos nos projetos podem trocar sugestões, revisar relatórios e compartilhar arquivos entre si, sem dificuldade de compatibilidade no formato.
Durante uma reunião, os colaboradores acessam planilhas e atualizam informações em conjunto, assim como um gerente pode sugerir mudanças em uma apresentação para o responsável validar ou acrescentar o que for preciso.
Todas essas alterações podem ser recebidas por e-mail, aprimorando o sistema de compartilhamento de equipe. Veja no vídeo como é fácil:
Sua equipe precisa melhorar a troca de arquivos, alinhar a comunicação e agilizar os repasses? Adotar o Google Workspace vale a pena, pois os recursos ajudam a organizar a estrutura de trabalho com agilidade.
4. Personalização dos contatos de trabalho
Outra vantagem do Google Workspace é personalizar o e-mail corporativo com o nome de domínio da empresa (@nomedaempresa.com) para toda a equipe.
No canto superior da tela principal do Gmail e dos outros serviços, aparece a logo da empresa, completando a personalização da ferramenta de e-mail exclusiva para trabalho.
Com essa plataforma, a equipe pode:
- separar no Google Agenda as reuniões e tarefas da empresa das pessoais;
- criar arquivos compatíveis entre todos;
- fazer reuniões no Google Meet para discutir projetos;
- armazenar tudo no Google Drive, sem se preocupar com o espaço.
5. Apoio para empresas no home office
A Lei n.º 13467, referente à reforma trabalhista de 2017, impulsionou a implementação do home office, já que regularizou o teletrabalho, termo usado na legislação, dando diretrizes mais claras para as empresas e os funcionários.
Uma pesquisa do IBGE, feita após a regularização, mostrou que 3,8 milhões de brasileiros trabalhavam em casa, o maior número registrado no país até então.
Para uma empresa adotar o modelo remoto, é preciso ter uma gestão eficiente e apoiada por ferramentas certas. Aqui, vale a pena implementar o Google Workspace, pois suas soluções reúnem apps úteis para um negócio funcionar bem.
6. Flexibilidade de acesso às informações e aos documentos
Se você trabalha de forma presencial ou remota, ter acesso às informações e aos documentos, a qualquer hora e lugar, faz toda a diferença.
Com o Google Workspace, a conexão à internet e um PC ou dispositivo móvel, você pode gerenciar os projetos acessando os documentos pela nuvem e compartilhando com sua equipe.
Caso esteja alterando um documento e fique sem rede, é possível continuar as modificações, pois a sincronização será feita quando a internet voltar.
Veja os recursos do Google Workspace para aumentar a produtividade
Além do Gmail, o serviço principal, as outras ferramentas do pacote ajudam as equipes a produzir mais, gastando menos tempo, além de permitir o contato próximo e criar confiança nas relações de trabalho.
Confira os principais recursos e funções do Google Workspace!
- Gmail Corporativo: e-mail seguro e personalizado com o domínio da empresa, sem spam, com alta capacidade de armazenamento e o melhor sistema de pesquisa de informações. Traz recursos completos que ajudam a organizar o time: facilidade de migração de e-mails, backup automático de mensagens e servidores confiáveis e disponíveis 24h.
- Google Agenda: gerencia as reuniões do time e compromissos pessoais, facilitando a gestão de tempo. Esse app permite compartilhar os encontros marcados, tem agenda 100% online e se integra com outros recursos do Workspace: Gmail, Drive, Meet e Contatos.
- Google Drive: armazena documentos, fotos e vídeos em um repositório seguro e acessível de qualquer lugar e dispositivo.
- Google Docs, Google Planilhas e Google Slides: editores de texto, planilhas e apresentações para trabalhar de forma colaborativa, construindo conhecimento em tempo real. Eles possibilitam salvar as alterações de modo automático e arquivar no Drive.
- Google Keep: app que a ajuda a fazer anotações, listas, imagens e áudios rápidos.
- Google Sites: cria uma intranet para a empresa, em questão de minutos.
- Google Forms: facilita a elaboração de pesquisas para coletar dados com formulários personalizados.
- Google Chat: viabiliza as conversas de texto por meio de mensagens diretas ou salas em grupo.
- Google Meet: faz reuniões seguras por videoconferência, possibilitando compartilhar a tela para mostrar documentos em tempo real. O convite da reunião pode ser enviado por e-mail.
Por que usar o Google Workspace?
Como você percebeu até aqui, o Google Workspace oferece muitas vantagens aos usuários, contando com diferentes recursos.
Além de serem práticos de usar, os apps estão integrados, facilitando a comunicação, a colaboração e a produtividade das equipes.
Com esta ferramenta, pode-se gerenciar seus colaboradores e as tarefas que estão envolvidos.
Confira alguns exemplos de uso do Google Workspace que podem auxiliar sua rotina:
- elaboração de planejamento de projetos;
- agilidade na comunicação com colaboradores, clientes e fornecedores;
- gerenciamento de tarefas da equipe;
- apresentação e validação de projetos;
- fechamento de parcerias;
- compartilhamento de planilhas, apresentações e textos com todo o time ou pessoas específicas, de qualquer lugar e hora;
- realização de reuniões com a equipe por videoconferência.
Como migrar para o Google Workspace?
Para sua empresa fazer a migração para o Google Workspace de forma segura, personalizada e que atenda às suas necessidades, é preciso tomar certos cuidados.
Veja o passo a passo para facilitar esse processo!
1- Defina o planejamento com as demandas dos setores
Levantar as necessidades e particularidades de cada setor ajuda a fazer uma migração mais completa, segura e eficaz. Além de evitar a perda de dados importantes do negócio, pode-se potencializar os resultados dos apps do Google Workspace.
Com o devido planejamento, é possível identificar a origem dos dados, as informações prioritárias que devem ser importadas para a plataforma e para onde devem ser migradas.
No caso, seu plano deve conter: objetivos e ferramentas para fazer a migração, processos necessários, orçamento para custeá-la e cronograma de execução.
2- Faça uma cópia de segurança dos dados e informações
É vital manter a segurança dos dados e informações da sua empresa. Pensando nisso, faça um backup de tudo o que é importante para proteger e evitar perdas no processo de migração para o Google Workspace.
3- Comunique e capacite sua equipe
De nada adianta fazer a migração para o Google Workspace, se a equipe não conhece as vantagens dos aplicativos, nem sabe usá-los.
Para obter bons resultados com a plataforma, faça uma reunião com seu time para explicar os benefícios da transição.
Após fazer a migração de todos os setores para o Google Workspace, é importante treinar os colaboradores para usar os apps. Para isso, os especialistas da Wecolab podem ajudá-lo com o treinamento dos aplicativos.
4- Faça o monitoramento da migração de dados
Tão importante quanto fazer a implementação dos dados para o Google Workspace é monitorar a migração. Assim, você pode verificar se todas as informações da sua empresa foram absorvidas pela plataforma.
Caso algo tenha ficado de fora, com o monitoramento, fica fácil identificar e corrigir a tempo.
5- Contrate uma empresa especializada para ajudar na migração
Toda migração de dados para um novo sistema é complexa. Você viu na etapa anterior que existe a possibilidade de ter que fazer ajustes na plataforma após finalizar a migração.
Algumas empresas não se sentem seguras em fazer as alterações sozinhas e preferem contar com especialistas em Google Workspace. Se este for o seu caso, a WeColab pode dar o suporte no seu processo de migração.
Planos e preços do Google Workspace: saiba como escolher!
Agora que já sabe tudo sobre o Google Workspace, chegou a hora de conhecer os planos e preços que se adequam às suas necessidades.
Business Starter
Este pacote básico costuma ser utilizado por pequenas e médias empresas.
Com ele, a equipe terá acesso a e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas com até 100 participantes e até 24 horas de duração, Drive com 30GB de armazenamento em nuvem por usuário, acesso ao Google Sites, suporte padrão e muito mais.
Na WeColab, o investimento para contratar esse plano é de R$ 31,60/mês por usuário.
Business Standard
Que tal ter acesso a um plano um pouco mais avançado que o anterior? O Business Standard é a opção ideal.
Nesse plano intermediário, sua empresa poderá acessar ferramentas do plano básico e vários upgrades.
As principais vantagens são: videochamadas com até 150 participantes (com direito à gravação), adição do recurso de “levantar a mão” e criação de enquetes nas reuniões, 2TB de armazenamento na nuvem por usuário, controles de segurança, suporte aprimorado do Google e muito mais.
Para usufruir dele com a consultoria da WeColab, o investimento é de R$ 78,90/mês por usuário.
Business Plus
O Business Plus é o preferido das empresas de médio e grande porte. Ele contempla as vantagens dos planos anteriores, além de oferecer adicionais exclusivos.
Confira alguns benefícios: videochamadas para até 500 pessoas (com gravação), 5 TB de armazenamento em nuvem por usuário, Google Vault (aplicação para segurança, auditoria e descoberta eletrônica de dados empresariais), controles aprimorados de segurança e gerenciamento e suporte padrão avançado do Google, entre outros.
Com a WeColab, todos esses recursos estão disponíveis por apenas R$ 119,50.
Veja mais detalhes dos planos do Google Workspace no site da WeColab.
Afinal, o Google Workspace vale a pena?
Este artigo mostrou uma visão geral do Google Workspace: conceito, principais vantagens, recursos práticos e os melhores planos e preços para contratar. Agora, você está pronto para decidir se o Google Workspace vale a pena para sua empresa.
Já pensou em usufruir de uma plataforma completa de serviços corporativos integrados e no mesmo ambiente online, que permite à sua equipe trabalhar de forma mais colaborativa, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade?
Com o Google Workspace, sua empresa pode ter acesso a tudo isso e, ainda, contar com um parceiro, como a WeColab, para facilitar a implementação e o treinamento do seu time.
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