Enquanto você edita o texto de um relatório no Docs, tenta combinar um horário para a próxima reunião do departamento pelo Hangouts Chat e checa no e-mail a data da assinatura do contrato do novo cliente para colocar na Agenda. Essa é uma amostra simples de como as ferramentas do G Suite podem facilitar a execução das tarefas e deixar a rotina mais produtiva.
Quem já conhece o que é o G Suite, sabe que o serviço reúne todos os melhores aplicativos, é fácil de usar, além de ser multifuncional.
Sabia que 69% dos profissionais desperdiçam até uma hora por dia navegando entre aplicativos de trabalho?
Unir todas as ferramentas necessárias em uma mesma plataforma permite não só trabalhar com mais qualidade como também economizar tempo.
De pequenas a grandes empresas como a Uber, muitos negócios encontram no conjunto de serviços do G Suite a solução para gerenciar suas tarefas com eficiência.
Mas a plataforma se resume ao e-mail, agenda, chat e editor de texto? A gente sabia que você ia perguntar.
Pensando nisso, reunimos neste post tudo que você precisa saber sobre as ferramentas do G Suite. Continue lendo e conheça cada uma e suas funções!
Ferramentas do G Suite: conhecendo os aplicativos
O mercado tem valorizado cada vez mais a mobilidade e as tecnologias baseadas na nuvem como o G Suite reforçam esse movimento.
Até 2024, mais de 90% das empresas terão ambientes intensamente multi-cloud com nuvem local, pública e privada, de acordo com o relatório FutureScape: Worldwide IT Industry 2019 Predictions” da IDC.
Então quanto mais cedo o seu negócio se adaptar a esse novo modelo de trabalho, melhor para o seu crescimento.
Para aproveitar tanto potencial de desenvolvimento, primeiro, é importante conhecer as ferramentas do G Suite e suas funções. Continue lendo!
Aplicativos para se conectar
1. Gmail
A primeira das ferramentas do G Suite que vamos falar é o Gmail, a mais conhecida e, na maioria das vezes, a porta de entrada para os empreendedores conhecerem os outros aplicativos.
Hoje o serviço de e-mail tem mais de 1 bilhão de usuários ativos por mês. O Gmail é fácil de usar e sua estrutura mantém o envio e o recebimento de mensagens organizado.
Quem usa o G Suite tem um upgrade nas funções do Gmail como:
– o espaço para armazenamento começa em 30GB (a conta gratuita é 15GB);
– o endereço de e-mail pode ser personalizado com a URL da empresa — ex: [email protected];
– armazenamento ilimitado de endereços de contato;
– suporte por telefone e e-mail 24h por dia, 7 dias por semana.
2. Agenda
Uma das melhores ferramentas do G Suite para manter os compromissos organizados atualmente é uma Agenda online que pode ser compartilhada com os colegas de equipe.
O Google Agenda se integra com todos os outros aplicativos. Você consegue convidar pessoas para eventos e reuniões, enviar anexos, link para videoconferências, configurar notificações de lembrete, etc.
Pode ser acessado via PC e pelo aplicativo no smartphone ou tablet.
3. Hangouts Chat
Falar com as pessoas da sua equipe de trabalho ou alguém de outra área da empresa fica fácil se todos estão online na mesma plataforma.
O Hangouts Chat é a ferramenta do G Suite para trocar mensagens de texto rápidas no dia a dia entre a equipe.
Permite a colaboração direta tanto nos chats individuais quanto nos de grupos de projetos. Quem tem acesso pelo G Suite tem acesso ao bot do Drive que envia notificações pelo Chat de edições, solicitações de acesso a documentos, comentários, além de programar reuniões.
4. Hangouts Meet
As empresas que implementaram o home office como modelo de trabalho precisam de um aplicativo seguro para realizar videoconferências.
Entre as ferramentas do G Suite, o Hangouts Meet é o aplicativo que faz a conexão de chamadas de áudio e vídeo entre as equipes.
Aplicativos para criar
5. Documentos, Planilhas, apresentações e formulários
Durante muitos anos, você andou com um pendrive no bolso para conseguir acessar seus arquivos, editá-los e imprimir quando precisava. Se você não é dessa época, era assim que a dinâmica funcionava.
As ferramentas do G Suite para editar textos, dados de planilhas, apresentações de slides e criar formulários de pesquisa são formatos integrados ao Drive e fáceis de compartilhar tanto com alguém da equipe quanto com pessoas de fora.
Pastas e arquivos podem ter níveis de permissão de acesso e edição personalizados para proteger as informações compartilhadas.
6. Sites
O recurso Sites ajuda a criar páginas da web personalizadas mesmo sem conhecimento específico de programação.
Com uma interface simples, a equipe consegue criar páginas responsivas — visualizadas sem erros no computador, tablet e celular — para divulgar informações estratégicas sobre a empresa.
7. Keep
Sabe aquelas ideias que surgem quando você está andando na rua, esperando uma reunião ou em casa vendo TV?
O Keep é uma das ferramentas do G Suite que vai te ajudar a organizar essas anotações aleatórias e lembrar de boas ideias.
Também te ajuda a montar listas de tarefas do dia e salvar imagens e áudios sobre detalhes que você não quer esquecer. É um aplicativo indispensável de ter no celular.
Aplicativos para acessar
8. Google Drive
O Google Drive é um sistema de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem. Funciona como um data center para centralizar todos os arquivos da empresa.
Antes da popularização do computador e da internet, a quantidade de papel gerada pelas empresas era gigantesca. As salas de ‘Arquivos morto’ eram um espaço lotado de caixas e, inevitavelmente, de muita poeira.
O surgimento de recursos como o Drive permitiu que os arquivos criados no computador possam ser acessados de qualquer lugar.
Ficou sem internet? O Drive tem a funcionalidade ‘modo offline’ que quando ativada permite acessar e editar arquivos que são atualizados quando o dispositivo recuperar a conexão com a internet. Veja como fazer no vídeo abaixo:
9. Cloud Search
Além de acessar os arquivos de onde você estiver pelo smartphone ou tablet, você consegue pesquisar todo o histórico de documentos, planilhas, apresentações, fotos e tudo mais que você tem armazenado.
O Cloud Search pesquisa tudo, além de fazer sugestões relevantes para você organizar melhor seu dia.
Conheça outras vantagens e descubra se o G Suite vale a pena neste outro post do aqui do blog.
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