A transformação digital bateu na porta de todas as empresas mostrando a relevância estratégica de usar a tecnologia como ferramenta de organização e desenvolvimento. Isso inclui os processos de como organizar os arquivos digitais de uma empresa.
A era analógica dos documentos impressos deu lugar aos documentos digitais com assinaturas também digitalizadas e com validade legal.
Salvo alguns tipos de arquivos mais específicos, estruturar a gestão dos arquivos nos computadores é uma escolha mais que acertada.
Porém, exige alguns cuidados básicos para tirar o melhor proveito das soluções existentes. A organização interna será o fator principal. Confira a prenda um passo a passo.
GUIA | Como organizar arquivos digitais de uma empresa
1. Coloque os computadores da empresa em rede
Esse é um protocolo relativamente antigo de como organizar arquivos digitais de uma empresa, mas ainda bastante eficiente.
Um computador principal, de preferência, uma máquina de mesa que fique apenas na empresa atua como o servidor.
Outros computadores e notebooks são conectados a ele através da rede interna que permite acessar as pastas de arquivos digitais de cada área da empresa.
2. Instale antivírus nas máquinas
O antivírus é um item de segurança indispensável quando se trata de como organizar arquivos digitais de uma empresa.
O programa é responsável por barrar qualquer download suspeito, site não seguro e impedir a ação de malwares na rede, o que pode comprometer a proteção e o sigilo dos arquivos.
Escolha um antivírus confiável e, em caso de dúvidas, peça a consultoria de um profissional de informática. DICA: não use versões piratas desse tipo de programa.
3. Crie um manual de boas práticas
Depois de implementar esses dois passos técnicos de como organizar arquivos digitais de uma empresa, crie um manual para orientar os colaboradores como salvar os arquivos digitais. Explique:
– Quais são as pastas principais do sistema;
– Como é a organização das pastas de cada área da empresa;
– A forma de utilização das pastas. Ex:: pasta do ano > subpasta do mês > subpastas dos tipo de arquivos específicos daquela área;
– periodicidade de atualização dos arquivos no servidor;
– como nomear os arquivos para facilitar na hora da busca, entre outros.
Também pode ser incluído nesta parte algumas condutas para evitar o download de arquivos suspeitos e como saber se um link recebido por e-mail é confiável.
Muitos hackers se aproveitam da desigualdade de experiência com a tecnologia existente nas empresas para invadir redes e computador, causando enormes prejuízos.
4. Estruture uma gestão de backup
Backup é um termo comum na área de informática que significa salvar uma cópia dos arquivos em outro lugar para evitar a perda total das informações.
O computador que atua servidor da rede pode queimar ou a placa se danificar ou até mesmo uma invasão no sistema bloquear os arquivos.
Por isso, a gestão de backup também faz parte do passo a passo de como organizar arquivos digitais de uma empresa. Algumas possibilidades são:
– fazer backup em um hd externo: um responsável precisa assumir a responsabilidade pela tarefa que é feita manualmente, seguindo um cronograma específico.
– fazer backup na nuvem: contratar um serviço de armazenamento na nuvem para salvar os arquivos da empresa com segurança, tornando-os acessíveis de qualquer lugar. Exemplo: Google Drive ou Dropbox.
O backup na nuvem é a maneira mais atual de garantir a segurança, além de permitir a edição remota dos arquivos.
Leia também: O que é Google Cloud: como funciona, produtos + vantagens.
5. Nomeie arquivos digitais pelo ano
A medida que o tempo passa, o volume de documentos se multiplica e você nem percebe. Para facilitar a pesquisa no futuro, inclua no manual de boas práticas uma dica simples:
– nomear os arquivos pelo ano, mês e data da criação. Por exemplo: um relatório de vendas do mês de Agosto de 2020 feito no dia 10 como: ‘20200810’.
Assim, ao organizar os arquivos por data nas pastas elas vão aparecer do ano mais antigo para o mais recente ou vice versa, conforme for melhor classificá-los. Também facilita a pesquisa dos arquivos.
6. Crie um controle de acesso para os documentos
Outro passo importante de como organizar arquivos digitais de uma empresa é controlar o acesso aos arquivos. Essa restrição deve existir tanto para a equipe da empresa quanto para visitantes.
Em relação ao membros da empresa, as pastas podem ser bloqueadas por senha, disponíveis apenas para quem é de uma determinada área.
Assim, um funcionário que trabalha no atendimento não tem acesso aos documentos estratégicos de gestão, gerenciados pelo dono.
Para que visitantes não entrem tenham acesso ao rede, crie uma conexão ao wi fi separado para que ele não visualize o servidor principal com os arquivos.
7. Atualize o formato de gestão da empresa
Atualmente, as empresas precisam de mobilidade o que impacta diretamente na base do processo de como organizar arquivos digitais de uma empresa.
Muitos negócios são nativos digitais e sequer possuem uma estrutura física, o que torna toda a ideia de um servidor e computadores em rede um tanto ultrapassadas.
Por outro lado, existem empresas que operam com uma sede física, mas preferem manter uma gestão 100% online para aproveitar o melhor dos dois cenários.
Para criar uma organização confiável é importante escolher um sistema seguro e fácil de usar. O G Suite é um dos exemplos de sistema que oferece uma série de ferramentas para organização da gestão geral de uma empresa.
Do gerenciamento de e-mail até o armazenamento e gestão dos arquivos digitais, existem recursos para criar textos, planilhas, apresentações, fazer videoconferências, manter chats, criar formulários de pesquisa e entre outras funções.
Você pode saber mais detalhes no post: ‘9 ferramentas do G Suite que toda empresa deveria usar 👨💻’.
A organização de arquivos digitais de uma empresa pode continuar o mesmo manual de boas práticas e de controle de acesso com o benefício extra de fazer atualizar, sincronizar e compartilhar arquivos com mais facilidade.
Outros benefícios dessa mudança para organizar melhor os arquivos são:
- ter acesso a versões antigas dos arquivos digitais e poder restaurá-las quando for o caso;
- fazer edição de forma remota dos arquivos;
- atualizar simultaneamente junto com outros usuários um documento
- manter os arquivos protegidos com protocolos de segurança de uma grande empresa.
Gostou das dicas de como organizar arquivos digitais de uma empresa?
Começando por organizar arquivos digitais de uma empresa seu negócio pode evoluir para um novo formato de gestão mais eficiente e colaborativo.
O G Suite é um sistema com um conjunto de ferramentas fáceis de usar e de implementar, tornando a integração da equipe mais dinâmica.
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