Está em busca de dicas para home office? Então provavelmente como ser mais organizado no trabalho pode ser um ponto que você quer melhorar, certo?
Uma rotina organizada é o primeiro passo para tentar ser mais produtivo e conseguir entregar as demandas de trabalho sem se distrair pelo ambiente em volta.
Quer aprender como fazer mais de forma rápida e sem precisar adicionar mil recursos no seu dia a dia? Continue lendo e confira dicas simples de como ser mais organizado no trabalho como:
- Use aplicativos para organizar tarefas e compromissos
- Organize as tarefas por prioridade
- Crie planos de trabalho semanal e diário
- Inclua momentos de pausa
- Arrume seu espaço de trabalho
- Crie marcadores no seu e-mail
- Use um navegador específico para o trabalho
GUIA de como ser mais organizado no trabalho
Algumas ferramentas e táticas podem ajudá-lo na tarefa de como ser mais organizado no trabalho e, consequentemente, ganhar tempo e executar suas tarefas com rapidez.
Claro que o foco em fazer tudo com qualidade nunca deve ser deixado de lado. Afinal, seus resultados dependem da realização correta de cada projeto.
Se você sofre com a desorganização, aprenda como ser mais organizado no trabalho com as dicas a seguir:
1. Use aplicativos para organizar tarefas e compromissos
Seu celular está sempre com você, certo? Então use-o para ser mais organizado no trabalho.
A distração (em grande parte proporcionada pelo celular) pode afetar sua produtividade durante as horas de serviço.
Uma pesquisa feita pela Apple apontou que as telas dos celulares são desbloqueadas de 80 a 100 por dia. Para recuperar o ritmo depois de uma distração leva-se, em média, de 40 minutos a uma hora.
Porém usando o smartphone na hora e da forma certa, você pode melhorar sua organização. Escolha apps básicos para começar como uma agenda online e um gerenciador de projetos, por exemplo.
Se a sua empresa usa a plataforma do Google Workspace (antigo G Suite), você pode usar o Google Agenda que vem integrado ao sistema para organizar seus compromissos e ainda compartilhar eventos em comum com os colegas de equipe.
Com esses dois aplicativos você organiza reuniões e lembretes de prazos para as tarefas. Além de organizar as informações de cada projeto que você está realizando, deixando todos os dados acessíveis online.
2. Organize as tarefas por prioridade
Muitos profissionais têm dificuldades em como ser mais organizado no trabalho, principalmente, quando se trata de organizar tarefas.
Ao invés de tentar ser multitasking, fazendo várias tarefas ao mesmo tempo, crie o hábito de montar listas de atividades.
Por exemplo: priorize as tarefas que tem prazo de entrega e comece pela que tem a data mais próxima. Continue a lista organizando pelo prazo seguinte e assim por diante.
As empresas que usam o Google Workplace tem acesso ao app Google Keep que ajuda a criar e organizar listas, salvar áudios, fotos e notas sobre tópicos importantes do dia a dia.
Leia também ‘9 ferramentas do G Suite que toda empresa deveria usar 👨💻’ e conheça todos os recursos da plataforma.
3. Crie planos de trabalho semanal e diário
Use o seu aplicativo de agenda e de criação de listas para organizar a semana e ter uma visão geral das tarefas do ao longo mês. Além de gerenciar passo a passo com listas diárias.
Ter um planejamento ajuda a não se perder entre as demandas e também facilita o acompanhamento dos prazos.
Para não perder os prazos dos seus trabalhos, use a opção Tarefas que fica dentro do app Google Agenda para descrever o que você precisa fazer em tópicos e salvar no calendário online data do prazo final.
Separe 15 minutos na sexta-feira para organizar as tarefas da semana seguinte. Não precisa ser específico, guarde os detalhes para a lista diária da próxima segunda para não gerar uma ansiedade antecipada.
Leia também: 5 dicas para evitar a perda de tempo no trabalho 📵
4. Inclua momentos de pausa
Se você sente uma certa ansiedade em relação às suas obrigações profissionais, aprender como ser mais organizado no trabalho ajuda a manter o equilíbrio.
Agora que você já conhece algumas ferramentas e como colocá-las em prática, inclua momentos de pausa na sua rotina também.
Analise seu dia para identificar os momentos em que a produtividade tende a cair e coloque as pausas nesses momentos.
Tome um café, faça um lanche, levante-se da cadeira para esticar as pernas e recuperar o ânimo para voltar ao trabalho com foco total.
DICA: uma técnica muito usada para manter o foco é a técnica Pomodoro que intercala minutos de trabalho com momentos de pausa. No site Tomato-Timer você pode fazer um teste para controlar melhor suas pausas.
5. Arrume seu espaço de trabalho
Tanto em casa quanto no escritório fazer uma limpa de tempos em tempos nos itens em cima da mesa é outra forma de como ser mais organizado no trabalho.
Com um espaço limpo e sem bagunça, é mais fácil se concentrar naquilo que você precisa fazer. Para evitar o excesso de papéis em cima da mesa, tenha uma caixa organizadora ou use as próprias gavetas da mesa.
Para completar, um porta caneta é o suficiente para colocar post its, canetas, marca texto e outros itens pequenos. Coloque o computador no centro da mesa e deixe um espaço vago na lateral para fazer anotações.
6. Crie marcadores no seu e-mail
Outra dica simples de como ser mais organizado no trabalho é criar marcadores para separar as mensagens que chegam por e-mail.
Em plataformas como o Gmail que integra o Google Workplace, por exemplo, é possível criar marcadores com diferentes assuntos e personalizar com cores diferentes.
Dessa forma, você separa as mensagens sobre os projetos e tarefas do dia a dia dos e-mails sobre a gestão dos negócios.
Exemplo de marcadores na interface do Gmail. Imagem: Dragapp.
DICA: não assine newsletter ou crie logins em sites de serviços com o e-mail profissional para evitar spam e outros conteúdos que podem atrapalhar o fluxo de trabalho. Use seu e-mail pessoal que você pode acessar nos momentos de pausa.
7. Use um navegador específico para o trabalho
Como falamos no tópico #1, se recuperar das distrações de trabalho leva muito mais tempo do que gostaríamos.
Por isso, outra dica de como ser mais organizado no trabalho é usar um navegador específico para fazer suas tarefas profissionais.
Ajuste as configurações para evitar pop ups, bloquear sites de notícia e redes sociais para conseguir cumprir sua lista de tarefas do dia sem interrupções.
No início pode ser difícil se acostumar, mas com o tempo vai se tornar um hábito e nos momentos de pausa ou no fim do dia você pode conferir o que rolou nas suas redes preferidas.
Curtiu as dicas de como ser mais organizado no trabalho?
Agora é com você! Seu trabalho pode ser mais organizado tanto no espaço físico quanto no virtual com essas dicas simples para aproveitar melhor o que a tecnologia pode oferecer.
Sua empresa precisa de um upgrade para criar uma gestão mais integrada? Conheça todos os recursos do Google Workspace e escolha um dos planos para ter acesso a todas as ferramentas que vão auxiliar na organização do negócio.
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