A assinatura de e-mail profissional personalizada é uma forma criativa de cativar o destinatário da mensagem. Além da possibilidade de adicionar links e dados específicos, as plataformas permitem que o usuário use formatações alternativas e diferenciadas.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo que mostra como montar uma assinatura de e-mail objetiva e cativante. Pegue seu bloco de anotações e vamos lá!
O que é assinatura de e-mail?
A assinatura do e-mail é o campo de informações enviado automaticamente ao fim de cada mensagem eletrônica. Por conter dados sobre o remetente do e-mail, funciona como uma identificação pessoal profissional.
Cada plataforma de e-mail disponibiliza ferramentas específicas para a construção de mensagens padronizadas. Assim, uma empresa inteira pode ter o mesmo modelo de assinatura, que pode ser atualizado frequentemente.
Leia também: Como usar o Google Chat na sua comunicação interna?
Por que criar uma assinatura de e-mail profissional?
Assinaturas de e-mail profissional são muito usadas por empresas para padronizar as mensagens enviadas por seus colaboradores.
Além de garantir um aspecto de maior formalidade ao conteúdo do e-mail, a assinatura propicia a inclusão de dados importantes referentes ao funcionário.
Por exemplo, gestores de vendas podem adicionar à assinatura do e-mail profissional o número do contato por celular, de forma que o cliente consiga localizá-lo quando estiver em viagem.
Vale lembrar que a assinatura também é uma poderosa ferramenta de marketing, contribuindo para a divulgação dos valores da empresa. Você provavelmente já deve ter recebido uma mensagem na qual a assinatura tinha o lema ou a frase de efeito do remetente, certo?
O conteúdo pode ser alterado sempre que os usuários desejarem, permitindo a customização rápida e direcionada.
Aproveite para ler: Gmail Corporativo – saiba o que é e como implementar na sua empresa!
O que colocar na assinatura de e-mail profissional?
Como mencionamos, o conteúdo da assinatura depende de uma série de fatores, incluindo as próprias preferências da empresa.
De modo geral, as informações mais usadas são:
- logo da empresa e “frase de efeito”;
- nome completo do colaborador;
- cargo e função do colaborador;
- ícones das redes sociais da empresa;
- telefone e ramal de contato.
Além disso, é possível personalizar a formatação conforme as épocas festivas do calendário comercial, atraindo ainda mais a atenção do destinatário.
Confira, a seguir, como usar as ferramentas digitais para elaborar uma assinatura de e-mail profissional super criativa!
Como criar uma assinatura de e-mail profissional?
O passo a passo exato vai depender do servidor do e-mail e dos recursos tecnológicos disponíveis.
Logo adiante, listamos as etapas para usar uma das plataformas de mensagens mais famosas e potentes: o Gmail profissional.
Disponível nos pacotes de contratação do Google Workspace, a assinatura do Gmail é altamente intuitiva de configurar:
- acesse sua conta Gmail;
- clique no ícone “Configurações”, localizado no canto superior direito da tela;
- selecione a opção “Assinatura”;
- inclua o conteúdo da assinatura em, no máximo, 10 mil caracteres.
Dica: se precisar adicionar a logo, prefira arquivos pequenos e leves, pois a imagem conta entre os caracteres.
Exemplos de assinatura de e-mail profissional: veja modelos prontos
Veja alguns exemplos de assinatura de e-mail profissional para servir de inspiração!
Modelo 1 – para colaboradores de empresas privadas
[Nome completo]
[Cargo na empresa]
[Nome da empresa]
[Website da Empresa]
[Telefone de contato]
[Logo e lema da empresa]
Modelo 2 – para prestadores de serviço
[Nome completo]
[Profissão]
[E-mail Profissional]
[Telefone de contato]
[Link para o LinkedIn]
[Ícones para as redes sociais]
Modelo 3 – para profissionais da saúde
[Nome completo e CRM]
[Especialização]
[E-mail Profissional]
[Telefone para agendamentos]
[Telefone para emergências]
[Link para o LinkedIn]
[Ícones para as redes sociais]
Modelo 4 – para professores
[Nome completo]
[Profissão]
[E-mail Profissional]
[Link para o currículo]
[Link para o LinkedIn]
Modelo 5 – para comerciantes
[Logo da empresa em destaque]
[Nome completo]
[Cargo na Loja]
[E-mail Profissional]
[Telefone da Loja]
[Endereço da Loja]
[Ícone das redes sociais]
5 dicas para uma assinatura de e-mail profissional
São muitos modelos, não é mesmo? Confira, agora, 5 dicas para elaborar uma assinatura criativa!
1. Inclua informações relevantes
É importante que, ao selecionar o contato, você decida pelo que é essencial, ou seja, a melhor forma de falar com você.
Atenção: não exagere nas informações, pois o excesso pode confundir o destinatário.
Ao criar uma assinatura de e-mail, é preciso que os dados sejam claros e diretos. Prenda-se ao que é relevante para quem vai entrar em contato.
2. Adicione imagens, fotos e logos
Outra questão que requer cuidado são os elementos extras que irão deixar a assinatura mais atraente e diferente das outras empresas.
Aposte em formatos criativos, de preferência que levem uma foto sua e a logo da sua empresa. A personalização da sua assinatura de e-mail passa mais confiança ao destinatário, deixando o atendimento próximo e pessoal.
Assim como os textos, evite sobrecarregar a assinatura com elementos visuais demais, combinado?
3. Seja criativo e moderno
Ser direto e claro é vital quando falamos em criar uma assinatura de e-mail profissional. Mas isso não quer dizer que a mensagem precisa ser sem graça e igual a todas as outras.
O cérebro humano, de forma geral, retém mais informações visuais. Assim, uma assinatura diferente garante maiores chances de você ser lembrado no mar de e-mails que seus destinatários recebem todos os dias.
Mantenha um template claro e moderno, mas use as cores da empresa junto com elementos divertidos, conforme a identidade visual. Assim você consegue chamar atenção do seu público.
4. Coloque links para suas redes sociais
Outra dica muito importante é colocar ícones e links para as redes sociais da empresa, como Instagram, Facebook e LinkedIn.
Essas informações, apesar de simples, passam muita credibilidade, já que o destinatário tem a sensação de que a pessoa com quem está se comunicando existe de verdade e é ativa nas redes. Ao fazer isso, é bom verificar que os ícones são clicáveis e levam ao lugar certo.
5. Utilize design responsivo
Por fim, mas não menos importante: avalie a responsividade da assinatura. Em outros termos, preste atenção se o conteúdo é adaptável a diferentes dispositivos e tamanhos de tela, como computadores, smartphones e tablets.
Considerando que muitos colaboradores e fornecedores fazem intenso uso do e-mail pelo celular, é essencial que a assinatura esteja bem configurada para aparecer corretamente nas telas e não provocar estranhamento.
Para elaborar uma boa assinatura, certifique-se de usar sempre bons servidores de e-mail profissional que oferecem funcionalidade de edição adequada.
Por exemplo, os assinantes do Google Workspace possuem acesso ao Gmail profissional, que inclui inúmeros recursos vantajosos. Continue lendo para saber mais sobre o Gmail.
Vantagens do Gmail corporativo
O Gmail é a famosa plataforma de e-mail da Google, conhecida pelas inúmeras ferramentas destinadas ao uso tanto pessoal quanto corporativo.
A versão profissional é oferecida como parte integrante dos planos do Workspace, que reúnem inúmeras outras ferramentas Google, como:
- Agenda;
- Planilhas;
- Docs;
- Drive de armazenamento;
- Meet, para videoconferência;
- Chat, para mensagens instantâneas.
Confira algumas das vantagens do Gmail corporativo:
- endereço personalizado: os planos do Workspace permitem o acesso ao endereço de e-mail personalizado que inclui o domínio empresarial, potencializando a credibilidade do empreendimento;
- armazenamento amplo: o Gmail comporta uma grande quantidade de mensagens, anexos e arquivos, facilitando a manutenção do histórico de atividades de projetos e atividades profissionais;
- barreiras de segurança cibernética: o e-mail conta com autenticação em 2 fatores, criptografia e avançados mecanismos de proteção contra ataques e roubo de dados;
- conformidade regulatória: o funcionamento do Gmail conta com mecanismos que asseguram a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- integração com outros aplicativos do Workspace: o uso interconectado do Gmail e outras plataformas Google facilita o compartilhamento e envio de arquivos;
- recursos de pesquisa avançada: as ferramentas de busca são refinadas a ponto de identificar e-mails e informações com precisão;
- suporte técnico: todos os planos do Workspace contam com o apoio técnico dos especialistas do Google, solucionando problemas de maneira rápida e eficiente;
- atualizações automáticas: o próprio e-mail realiza atualizações e garante que os usuários tenham sempre a versão mais recente e segura do aplicativo.
Em suma, o Gmail corporativo disponibiliza uma ampla gama de benefícios que o tornam confiável, seguro e altamente funcional.
Google Workspace é com a Wecolab!
A praticidade e rapidez de integração das ferramentas do Workspace potencializam a produtividade das equipes de trabalho, contribuindo para obter melhores resultados de faturamento!
Vale ressaltar que a migração para o Google Workspace deve ser feita de modo minucioso para evitar a possível perda de dados importantes. Portanto, vale a pena contar com especialistas para efetuar a transição de maneira mais segura e tranquila.
Por exemplo, a WeColab conta com equipes qualificadas que podem orientar a escolha do melhor plano e coordenar estrategicamente a transferência de arquivos para o Workspace.
E o melhor: a contratação com a WeColab garante valores mais acessíveis para a assinatura mensal do Workspace.
Não hesite em solicitar um atendimento personalizado para esclarecer todas as dúvidas sobre os planos do Google Workspace. Você poderá cancelar o plano quando quiser ou mesmo ampliar a assinatura conforme as necessidades específicas da empresa.
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