Em um mundo empresarial cada vez mais competitivo, é crucial buscar alternativas para aumentar a produtividade da equipe. E isso pode ser alcançado usando as ferramentas do Google Workspace.
Essa é uma plataforma que reúne diversos recursos para agilizar o dia a dia do seu time, permitindo um trabalho mais colaborativo, mesmo com funcionários trabalhando em regime home office.
Com esse recurso, é possível criar documentos, enviar e receber e-mails, fazer videochamadas e trabalhar junto com o time em um projeto em tempo real.
Ficou interessando? Então, confira neste artigo o que é o Google Workspace, suas principais ferramentas e as vantagens de usar a plataforma. Boa leitura!
O que é o Google Workspace?
O Google Workspace é uma coleção integrada de aplicativos de produtividade e colaboração baseados na nuvem, que otimizam uma série de processos empresariais. São diversos recursos que possibilitam aos colaboradores trabalhar de forma centralizada, armazenando e editando documentos em um único lugar.
Além disso, os usuários podem realizar videoconferências, gerenciar e-mails e acessar arquivos de qualquer dispositivo com acesso à internet. Logo, é uma plataforma muito útil para equipes remotas.
Vale destacar que o Google Workspace oferece funcionalidades de administração e segurança, dando aos administradores o controle sobre as configurações, políticas de compartilhamento e proteção de dados.
Com opções flexíveis de planos, essa plataforma atende às necessidades de organizações de diferentes tamanhos e setores.
Ele também dispõe da integração com os outros produtos do Google, proporcionando um ecossistema coeso que impulsiona a eficiência e a produtividade.
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Quais são as ferramentas do Google Workspace?
As principais ferramentas de produtividade do Google Workspace são:
- Gmail: serviço de e-mail profissional;
- Google Agenda: ferramenta de agendamento e calendário;
- Google Drive: armazenamento em nuvem para arquivos;
- Google Docs: processador de texto;
- Google Sheets: planilha eletrônica;
- Google Slides: software de apresentação;
- Google Meet: plataforma de videoconferência;
- Google Chat: comunicação por mensagens;
- Google Forms: criação de formulários e pesquisas;
- Google Sites: construtor de sites;
- Google Keep: notas e lembretes.
Vamos conhecer melhor cada uma delas.
1. Gmail
O Gmail é uma das ferramentas disponíveis no Google Workspace. Aqui, estamos falando da sua versão corporativa e não a que qualquer pessoa pode ter acesso.
Com ele, a empresa pode usar um domínio personalizado, como: [email protected].
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2. Google Docs
O Docs é uma ótima ferramenta de produtividade, visto que a equipe pode criar documentos de texto diretamente do navegador.
Nele, diversas pessoas podem editar um mesmo documento simultaneamente, sem precisar estar no mesmo local.
Outro item interessante é que, no próprio arquivo, é possível conversar por meio de um chat, tirando dúvidas em tempo real, como se os funcionários estivessem lado a lado.
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3. Google Sheet
Esse recurso é semelhante ao Docs, mas focado em planilhas. Possui recursos de análise de dados, gráficos e colaboração, podendo compartilhar com outros usuários e trabalhar em projetos simultâneos.
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4. Google Apresentações
O Google Slides é um recurso muito parecido com o Power Point, podendo criar apresentações interativas de maneira bem simples.
Sua vantagem é que, por estar em um Drive compartilhado, vários membros da equipe podem trabalhar em um mesmo projeto, escalando a produtividade.
5. Google Drive
O Drive é o local para armazenamento de todos os documentos recebidos no e-mail ou criados no Docs, Sheets e/ou Slides.
Com esse recurso, pode-se armazenar esses documentos na nuvem, sendo que cada usuário (da versão Standard) terá 2T de armazenamento.
Ainda é possível compartilhar arquivos com pessoas de fora da empresa fornecendo autorizações prévias, tudo com muita segurança.
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6. Google Meet
O Google Meet visa melhorar a comunicação em tempo real, por meio de videoconferências.
Ele permite realizar chamadas com até 1.000 pessoas, dependendo da versão escolhida. Há a opção de gravar essas chamadas para que possam ser revistas novamente por aqueles que não puderam participar.
7. Google Chat
Esse é um recurso focado na comunicação da equipe, permitindo a criação de salas e grupos, além do envio de mensagens diretas. Ele é ideal para times que estão envolvidos em um mesmo projeto, facilitando a interação entre o grupo.
8. Google Sites
O Google Sites é uma ferramenta para criação de sites de forma simplificada, sendo ele ideal para intranets ou até para agências de marketing que oferecem esse tipo de serviço para seus clientes.
9. Google Keep
O Google Keep, por sua vez, é um recurso para anotações rápidas, listas de tarefas e lembretes que podem ser compartilhados e acessados em qualquer dispositivo. Uma boa opção para que os colaboradores não se esqueçam de nenhum detalhe do projeto.
10. Google Agenda
Com o auxílio do Google Agenda, cada funcionário pode gerenciar seu dia a dia ao criar eventos, compartilhar os compromissos com outras pessoas e assim por diante.
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11. Google Forms
Os formulários são ótimos para facilitar a coleta de informações internas ou externas, inclusive criando pesquisas e disponibilizando os links aos interessados.
Você pode avaliar a satisfação do cliente, por exemplo, recebendo os resultados diretamente no seu e-mail.
Como podemos ver, são muitos os recursos disponibilizados pelo Google Workspace. E, se você quiser obter dicas incríveis de como usá-las, assista esse vídeo: 👇
Quais as vantagens de usar as ferramentas do Google Workspace?
As principais vantagens de usar as ferramentas do Google Workspace são:
- maior produtividade;
- integração e coesão;
- colaboração em tempo real;
- acessibilidade;
- segurança;
- customização e escalabilidade;
- redução de custos.
Confira mais detalhes a seguir!
Maior produtividade
A opção de colaborar em tempo real elimina a necessidade de enviar várias versões de um arquivo para frente e para trás, reduzindo o risco de confusões e retrabalho.
Aliás, a possibilidade de acessar documentos e ferramentas de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, permite que os funcionários se mantenham produtivos mesmo quando estão fora do escritório.
Integração e coesão
Uma das maiores vantagens do Google Workspace é a integração entre seus aplicativos.
Isso agiliza a transição entre diferentes tarefas, como escrever um documento no Google Docs, apresentá-lo no Google Slides e discutir sobre ele no Google Meet.
Colaboração em tempo real
As ferramentas do Google Workspace, como Docs, Sheets e Slides, permitem que vários usuários colaborem em um único documento simultaneamente. Isso melhora a comunicação, evita redundâncias e acelera o fluxo de trabalho.
Acessibilidade
O Google Workspace é baseado na nuvem, o que significa que os usuários podem acessar seus e-mails, documentos e calendários de qualquer dispositivo com acesso à internet, seja um computador, tablet ou smartphone.
Segurança
A plataforma oferece medidas de segurança robustas, como a autenticação de dois fatores, a criptografia de dados (em repouso e trânsito) e o Google Vault para retenção e descoberta eletrônica.
Customização e escalabilidade
Com uma variedade de planos e configurações, as empresas podem escolher aquele que melhor se adapte às suas necessidades e escalar conforme os negócios crescem.
Redução de custos
Para muitas organizações, migrar para o Google Workspace significa uma redução nos custos associados à compra e manutenção de software e hardware on-premises.
Como migrar para as ferramentas do Google Workspace
Como podemos ver, são muitas as ferramentas do Google Workspace que você tem à disposição. E, para garantir o uso de todas elas, o ideal é assinar um plano que se adapte às suas demandas.
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