O Google Docs para empresas é um processador de textos online que faz parte do conjunto de ferramentas do G Suite.
É uma forma atual de trabalhar, pois com os recursos disponíveis facilita a colaboração e aumenta a produtividade das equipes como um todo.
Como toda solução baseada na nuvem, você só precisa de uma conexão com a internet para acessar seus documentos do computador, tablet ou smartphone.
Sua empresa gasta muito tempo trocando e-mails com longas discussões sobre edições em relatórios e outros documentos?
Conheça como funciona e os principais recursos e vantagens do Google Docs para empresas que podem transformar a rotina de trabalho do seu negócio.
Como funciona o Google Docs?
O Google Docs é um programa de criação e edição de texto online — tem a mesma função do Word que faz parte do pacote Office da Microsoft.
A diferença é que o Docs funciona 100% na nuvem. A criação, edição e armazenamento dos arquivos é salva automaticamente no Drive da conta Google do usuário.
As empresas que usam o G Suite para estruturar a gestão do negócio tem essa ferramenta inclusa no pacote de ferramentas.
Dessa forma, cada membro pode criar um documento e compartilhá-lo através de um link com os colegas, permitindo a edição e os comentários dos envolvidos no trabalho.
Dica: além do Docs, o Google também disponibiliza os programas para criação e edição de planilhas, apresentações e formulários online.
6 vantagens do Google Docs para empresas
1. Todas as funções de um editor de texto online
Com o Google Docs para empresas dá para criar, editar e compartilhar arquivos usando apenas o navegador — Google Chrome, Firefox, Safari, entre outros.
Isso não limita os recursos disponíveis. Se você já trabalhou com o Word, vai conseguir usar o Docs sem nenhum problema.
As principais ferramentas de edição de texto estão presentes como:
- verificação ortográfica e gramatical;
- contagem de palavras;
- digitação por voz;
- inserção de fotos, gráficos, tabelas nos documentos e muito mais.
Mesmo se um funcionário precisar mudar de computador, ficar em home office ou estiver em uma viagem de trabalho seus principais arquivos estarão disponíveis para edição, sem faltar nenhuma ferramenta.
2. Comentários e sugestões em tempo real
Outra funcionalidade vantajosa do Google Docs para empresas que facilita o trabalho em equipe é poder trabalhar simultaneamente em um documentos com várias pessoas.
Na tela, é possível ver quem está online e quais comentários e/ou sugestões de edição cada pessoa fez.
As empresas que usam o Docs conseguem simplificar a maneira com que seus times colaboram e permitem que eles tenham flexibilidade independentemente de onde cada membro está.
Acompanhando a comunicação em tempo real, o trabalho também é concluído com mais rapidez e pode ser apresentado sem atrasos, quando necessário.
3. Histórico e reversão de edições em arquivos
Além de poder trabalhar em conjunto, o Google Docs para empresas guarda um histórico das alterações feitas nos documentos.
Dessa forma, se uma modificação não foi adequada é possível acessar o histórico e retornar para a versão anterior, sem precisar apagar e digitar tudo de novo.
Uma funcionalidade simples, mas que economiza tempo e melhora a produtividade do trabalho.
4. Limite de acesso e permissão para modificações
Cada área da empresa tem seu conjunto de documentos e não é necessário que todo mundo tenha acesso a tudo.
Assim, tanto o Google Docs para empresas quanto os outros programas disponíveis podem ficar em pastas privadas e com acesso limitado.
Quando uma pessoa não tem permissão para acessar um documento aparece na tela uma mensagem orientando que ela solicite o acesso para ao criador do arquivo.
Na hora de compartilhar também é possível colocar um filtro para limitar o que o usuário pode fazer no documento: apenas ler, fazer comentários ou editar.
Confira no vídeo abaixo algumas dicas dos experts do Google para aproveitar todo potencial do Google Docs para empresas:
5. Importar e exportar arquivos em vários formatos
Tem um arquivo em Word no formato .docx e precisa importá-lo para o seu Drive para editar no Docs?
Usando o G Suite é possível importar arquivos existentes em formato Microsoft Word e PDF para editá-los no Google Docs para empresas, mantendo o arquivo original.
Também é possível exportar os arquivos que foram criados no Google Docs para os formatos:
- .docx,
- .pdf,
- .odt,
- .rtf,
- .txt
- .html.
Leia também: G Suite vale a pena? 5 vantagens que você deve saber 📧
6. Acesso offline aos arquivos
Ficou sem internet ou está em um local sem acesso a uma conexão, mas precisar adiantar seu trabalho?
Para ativar o modo Offline, você precisa fazer o seguinte passo a passo:
- estar conectado a internet;
- usar o navegador Google Chrome (essa opção não está disponível em outros navegadores);
- instalar a extensão Documentos Google off-line.
Pronto! Com essa opção ativada, você pode editar os arquivos offline e no momento que você conectar o dispositivo a internet novamente ele atualiza os arquivos na nuvem automaticamente.
Simplifique seu negócio com o Google Docs para empresas!
O Google Docs para empresas é apenas uma das várias ferramentas que a sua equipe pode ter disponível para trabalhar com o G Suite.
Poder criar uma dinâmica flexível e colaborativa, compartilhando conhecimento e ideias é, sem dúvida, o caminho para ter uma equipe motivada e produtiva.
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