Os programas para criar planilhas são cheios de truques escondidos (alguns nem tanto!), que facilitam a rotina de trabalho. E, entre as funções do Google Planilhas, há vários segredos, atalhos e configurações que aumentam a produtividade no trabalho.
Organizar e analisar dados é uma parte importante da rotina das empresas, pois os indicadores e as métricas orientam as decisões, dando suporte para a criação de metas. No caso, fazer uma edição visual e compartilhar com os envolvidos nos projetos é bem prático.
Quer descobrir as vantagens e funções do Google Planilhas que vão simplificar seu trabalho?
Neste guia, você vai saber tudo o que precisa para organizar e compartilhar as planilhas da sua empresa, ajudar a equipe a trabalhar de forma colaborativa e aumentar a produtividade. Continue lendo e confira!
O que são as planilhas do Google?
As planilhas do Google (Google Sheets) são ferramentas que possibilitam aos usuários criar, editar e compartilhar planilhas online, via Google Drive, seja pelo computador ou por dispositivos móveis Android e iOS.
Este aplicativo permite que empresas de diferentes segmentos e tamanhos possam gerenciar e armazenar os dados na nuvem, facilitando a troca de dados entre colaboradores e clientes.
Imagine estar em uma viagem e, entre um voo e outro, ter que atualizar uma planilha financeira. Para piorar, o gerente da área, que está no escritório, precisa do documento ajustado em uma hora para apresentá-lo à equipe na reunião.
Essa é uma situação recorrente entre empresários e gestores. Já pensou precisar agir rápido, estando a quilômetros de distância da empresa, mas não ter acesso a uma planilha financeira na nuvem para alterá-la e compartilhá-la com seu time?
Com as planilhas do Google, você pode atualizar os dados de onde quiser e na hora que precisar, compartilhando o documento por celular ou laptop.
Ter acesso à versão paga ou gratuita do Google Sheets agiliza a gestão da sua empresa. Controle de finanças, organização de tarefas, melhor comunicação dos funcionários e aumento da produtividade são pontos que podem ser aprimorados com essa ferramenta de colaboratividade do Google Workspace.
Diferença entre as planilhas do Google pagas e gratuitas
As planilhas do Google têm duas versões, pagas e gratuitas, que podem ser acessadas pelo Workspace.
Antes de escolher a melhor opção para suas necessidades, é importante entender as características de cada uma. Para ajudá-lo, listamos as principais diferenças. Veja!
Capacidade de armazenagem
A opção gratuita do Google Planilhas disponibiliza 15 GB de armazenamento de arquivos no Drive, sendo uma boa alternativa para quem quer economizar e não precisa arquivar e compartilhar um volume grande de materiais.
Apesar de ser uma versão muito utilizada para uso pessoal, ela dá acesso a todas as funcionalidades e possibilita compartilhar arquivos com outros usuários.
Já a versão paga (One Drive) apresenta planos com armazenamento maior, variando entre 100 GB a muitos terabytes. Essa é uma opção indicada para empresas que trocam muitos arquivos entre colaboradores e clientes. Se for o caso, avalie a necessidade atual e dê uma atenção especial a este item.
Recursos avançados
O modelo gratuito do Google Planilhas tem menos recursos que o pago, especialmente em relação à personalização de documentos.
A versão paga permite criar macros personalizadas para automatizar as tarefas, incluir a interação com o BigQuery para fazer análise avançada de dados e dar acesso a recursos de aprendizado de inteligência artificial, como API do Google Sheets.
Colaboração avançada
No Google Planilhas gratuito, é possível compartilhar um documento com outros usuários em tempo real, agilizando os processos de trabalho e aumentando a produtividade.
Porém, a opção paga disponibiliza recursos mais avançados de colaboração. Veja exemplos: restrição de usuários ao acesso de células específicas e possibilidade de acompanhar os ajustes feitos pelos colaboradores.
Performance e confiabilidade
Por exemplo, performance e confiabilidade são pontos que escritórios de contabilidade, que compartilham muitos documentos, costumam levar em conta na hora de escolher a versão da planilha Google. Tais questões interferem na produtividade e segurança, afinal.
O modelo pago costuma oferecer performance e confiabilidade maiores do que a versão gratuita. Então, quando for escolher a sua, fique atento!
Suporte técnico
A empresa que opta pela versão gratuita do Google Planilhas tem suporte via fórum online e comunidades.
Já quem adere ao modelo pago tem a assistência personalizada por telefone, chat ou e-mail. Aqui, a resolução das dúvidas é ágil, pois o auxílio é feito por especialistas.
Na WeColab, nosso suporte técnico ocorre da implementação do serviço até o treinamento.
Vantagens do Google Planilhas
O Google Planilhas oferece vantagens para empresas que buscam aprimorar a organização de tarefas, melhorar a colaboração e a comunicação entre a equipe e, ainda, aumentar a produtividade.
Portanto, se você é dono ou gestor de empresa e precisa aperfeiçoar esses pontos, confira os principais benefícios desta ferramenta online!
1- Acessar planilhas de qualquer lugar
O Google Sheets fica armazenado na nuvem. Por isso, não importa onde esteja, com um PC ou dispositivo móvel e internet disponível, pode-se acessar seus documentos, seja uma planilha financeira ou um arquivo de fornecedores.
É um facilitador poder abrir seus arquivos quando e onde quiser. Se você viaja com frequência e não pode perder tempo, as planilhas do Google são muito úteis.
2- Armazenar dados com segurança
Ter seus dados arquivados nesse ambiente permite protegê-los ainda mais. É uma boa notícia para quem tem documentos confidenciais, pois estarão em segurança e não serão corrompidos.
3- Ter os ajustes visualizados em tempo real
Se a equipe fizer ajustes em documentos do Google Sheets, é possível visualizar em tempo real, desde que tenha conexão com a internet.
Caso seus colaboradores estejam em algum local sem internet, ainda é viável salvar as alterações na planilha no modo offline, até que a conexão com a rede volte ao normal. Para isso, ative a extensão ‘Documentos Google Offline’.
Outra vantagem é o chat disponível no documento, possibilitando que o time se comunique e veja as atualizações.
4- Aumentar a produtividade da equipe
As empresas que aderem ao Google Planilhas costumam aumentar a produtividade da equipe, pois o envio de arquivos por e-mail deixa de acontecer devido ao compartilhamento de documentos pela ferramenta.
5- Trabalhar de forma colaborativa
Usar as planilhas também permite compartilhar os arquivos por e-mail com seu time, dando acesso como editor, comentador ou apenas visualizador.
Quem tem acesso ao documento pode adicionar ou alterar dados sem precisar trocar arquivos por e-mail, agilizando o trabalho.
Como usar o Google Planilhas?
Chegou a hora de aprender a usar o Google Planilhas, uma ferramenta que vai aprimorar a gestão da sua empresa, além de aumentar a colaboração e produtividade da equipe.
Para isso, basta ter uma conta Google e seguir os passos abaixo:
1- Acesse o Google Sheets
O primeiro passo é fácil: basta acessar o Google Sheets com sua conta.
2- Crie uma planilha nova
Existem duas possibilidades para criar uma planilha: montar uma nova ou escolher um modelo padrão que a ferramenta oferece.
Após fazer sua escolha, o próximo passo é elaborar sua planilha personalizada.
3- Edite e formate sua planilha
Preencha a planilha com os dados que sua equipe vai precisar usar no dia a dia. Aproveite para formatar com cores, fontes e tamanhos do seu gosto, visando facilitar a leitura.
4- Crie fórmulas e use recursos
O Google Planilhas disponibiliza fórmulas para diferentes finalidades, que podem ser aplicadas aos dados e recursos.
Para facilitar a criação das fórmulas dos seus documentos, assista ao vídeo:
5- Compartilhe a planilha com seu time
Após executar as etapas anteriores, é só clicar em compartilhar, digitar o e-mail do membro da equipe e escolher se ele vai poder editar, ver ou comentar no documento.
Descobrindo novas funções do Google Sheets: 7 opções
O Google Planilhas online é um editor de dados na nuvem e uma das soluções integradas do Google Workspace (antigo G Suite).
Aliás, grande parte do sucesso dessa plataforma deve-se às funções do Google Sheets.
Conheças sete funcionalidades que você pode aproveitar no dia a dia:
1- Fazer comentários e enviá-los por e-mail
Essa não é apenas uma das funções do Google Sheets. Todas as ferramentas do Google Workspace têm esse recurso.
Ao fazer um comentário em alguma sessão da planilha para um colega que está colaborando no projeto, você pode marcá-lo adicionando um sinal de “+” antes do endereço de e-mail.
Fazendo isso, o usuário marcado recebe uma notificação por e-mail automaticamente e, assim, pode visualizar o comentário mais rapidamente.
2- Incluir mapas de calor com formatação condicional
O mapa de calor é uma das funções do Google Sheets que facilita a análise de dados.
Por meio de cores, o mapa chama a atenção para dados relevantes da planilha. Isso serve para identificar, por exemplo, períodos de vendas mais altas e baixas no seu negócio.
Com a formatação condicional do Google Planilhas online, a escala de cores do mapa de calor pode ter o tom que você escolher — a intensidade segue um degradê do mais escuro para o mais claro.
Dessa forma, fica fácil e rápido identificar quais foram os períodos de alta e baixa, segundo a característica que está sendo analisada
Para formatar o mapa de calor usando a formatação condicional, selecione as células de uma coluna ou linha e clique no menu Formatar > Formatação condicional e preencha as configurações de dados.
3- Usar filtro para organização de dados
Muitas vezes, incluímos os dados de forma aleatória nas células da planilha, conforme pensamos neles e, depois, é preciso organizá-los melhor.
Para isso, uma das funções do Google Sheets muito útil é o filtro, que pode ser por:
- ordem alfabética;
- cor;
- condição;
- valores.
Assim, você consegue filtrar e visualizar apenas uma parte dos dados de uma planilha, o que é útil, principalmente, quando se tem muitas informações.
Clique no menu Dados > Criar um filtro e escolha o tipo de filtro para que a coluna siga esse padrão.
Leia mais: Descubra os principais atalhos do Google Planilhas!
4- Limpar dados com as fórmulas CLEAN e ARRUMAR (TRIM)
Caracteres chamados de não imprimíveis ou espaços em branco nos textos das células podem interferir na hora de montar fórmulas e na organização geral.
No caso dos caracteres não imprimíveis, eles não ficam visíveis para o usuário e sua função é apenas demarcar formatações.
Por isso, o comando CLEAN é usado para remover esses caracteres não imprimíveis do tipo ASCII e “limpar” a planilha.
Já a função ARRUMAR remove os espaços em branco à esquerda, à direita e repetidos no texto das células. Veja no vídeo abaixo como o recurso funciona:
5- Proteger e ocultar dados da planilha
O Google Sheets é uma ferramenta online e, como tal, as planilhas podem ser compartilhadas com usuários específicos ou liberadas para qualquer pessoa com acesso ao link.
Para evitar erros no acompanhamento dos dados, sobretudo quando existem muitas pessoas na equipe, é possível bloquear:
- intervalos de células específicas que são chave nas fórmulas;
- páginas inteiras com dados administrados apenas pelo gestor do projeto.
Em paralelo, pode-se ocultar páginas antigas, mas elas não estão necessariamente protegidas e podem ser visualizadas por outros usuários.
Selecione um intervalo de células, clique com o botão direito, encontre a opção ‘Proteger intervalo’ e escolha entre ‘Mostrar um aviso ao editar este intervalo’ ou ‘Restringir quem pode editar este intervalo’. Depois, inclua os e-mails de quem está autorizado a fazer edições.
6- Criar uma lista suspensa
A lista suspensa é uma das funções do Google Sheets que cria um menu com opções usadas para mostrar os status de um conjunto de células.
Por exemplo, a lista pode ter opções como ‘concluído’, ‘em revisão’ e ‘pendente’. Assim, ao fazer uma edição, um usuário pode marcar ‘em revisão’ para o gestor validar as alterações.
Esse recurso é feito usando a ferramenta validação de dados:
- selecione a célula ou a coluna que deve ter a lista suspensa;
- clique no menu Dados e em Validação de dados;
- em ‘Critérios’ escolha a opção ‘Lista de itens’;
- digite os itens da lista, separando por vírgulas e sem espaços;
- finalize clicando em ‘Salvar’.
7- Integrar com o Google Formulários
O Google Formulários é um recurso do Google Workspace que serve para criar formulários de pesquisa online.
Para facilitar a visualização e análise das respostas, as informações podem ser enviadas automaticamente para o Google Sheets.
Nas configurações do formulário, no menu ‘Respostas’, clique no ícone do Google Planilhas e escolha entre as opções de criar uma nova planilha para receber as respostas ou enviar para uma já existente.
Leia também: Como funciona o Google Docs para empresas? É útil? 📝
Por que usar o Google Planilhas na sua empresa?
As planilhas do Google são ágeis, fáceis de implementar e úteis. Sem dúvida, elas podem ajudar sua empresa em diferentes áreas. Veja algumas situações para colocar em prática:
- analisar dados relevantes para aprimorar o planejamento estratégico do negócio e implementar melhorias;
- criar e controlar orçamentos dos clientes e compartilhar com o time em tempo real;
- gerenciar projetos com diferentes colaboradores;
- elaborar relatórios para acompanhar as métricas e os resultados dos projetos.
Google Planilhas: a ferramenta colaborativa essencial para sua empresa
Aprendendo essas funções e todos os atalhos do Google Planilhas, fica mais rápido e produtivo administrar planilhas, sem perder dados ou cometer erros de edição.
Trabalhar de maneira integrada é a nova tendência entre as empresas, pois dá mais autonomia para as equipes e agilidade nas tomadas de decisão.
Conheça as novas funcionalidades do Google Workspace e como elas podem transformar a gestão do seu negócio.
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