O Google Vault é uma ferramenta que permite a retenção, análise, arquivamento e exportação de conversas e e-mails trocados por contas Google dentro de um ambiente corporativo, como o Google Workspace.
Neste artigo nós vamos entender um pouco melhor sobre o que é e para que serve.
O que é o Google Vault?
O Google Vault é disponibilizado para contas corporativas assinantes do Google Workspace (de acordo com o plano assinado), é uma ferramenta que permite a auditoria de informações trocadas dentro de sua empresa via Gmail ou outra ferramenta de comunicação baseada em nuvem.
Com o Google Vault, você pode arquivar ou exportar conversas do Hangout, por exemplo, além de, se necessário deixá-las disponíveis por um período maior de tempo antes de serem excluídas automaticamente.
Com isso, você não terá nenhum tipo de surpresa negativa ao procurar por uma conversa e o sistema terá apagado a mesma sem aviso, ficando totalmente no seu controle quando e de quanto em quanto tempo essas mensagens salvas serão excluídas.
Quando falamos de empresas, este é um recurso muito importante, principalmente quando falamos em conversas com clientes, já que perder este tipo de conversa pode gerar muita dor de cabeça.
Para que serve o Google Vault?
Por ser totalmente online, você não precisa instalar programas ou realizar manutenção de softwares para utilizar o Google Vault.
Ele está incluído em alguns planos do Google Workspace, e você pode saber melhor sobre os planos e o que está incluso em cada um clicando aqui.
Vamos conferir os 5 principais motivos para usar o Google Vault na sua empresa.
Arquivamento de conversas e e-mails
É possível definir quanto tempo às mensagens, bate papos e arquivos devem ficar retidos antes de serem excluídos. Ou seja, o gestor tem mais controles sobre os e-mail corporativos. Além disso, você mantém arquivado apenas o que é realmente importante.
Documentação
Ele permite, não só arquivar as conversas e e-mails, mas também permite que os dados corporativos sejam preservados para detenção. A plataforma é flexível e ajuda na organização de contas de usuários e de documentos.
Pesquisa no Google Drive
As contas do Drive podem ser pesquisadas e organizadas de acordo com a hierarquia profissional, palavras-chave. A plataforma armazena arquivos do tipo PDF, JPG e DOC.
Ele facilita a vida de gestores que estão autorizados, principalmente na busca de um arquivo ou documento.
Exportação
É possível com a ferramenta, exportar a grande maioria dos arquivos do Google Drive. Apesar de ser um recurso simples, essa exportação é necessária entre os departamentos da empresa, para que mais de um funcionário possa trabalhar em conjunto aumentando a produtividade.
Relatórios de Auditoria
O Google Vault deixa os processos de auditoria muito mais fáceis, sendo possível saber quais ações os usuários da plataforma executaram um dado em determinado intervalo de tempo. Isso faz com que o gestor avalie qual funcionário está de fato trabalhando ou apenas ocioso.
Como implementar o Google Vault
Ao implementar o Google Vault na sua empresa, é preciso verificar e levar em consideração algumas coisas, como:
- é necessário adquirir o plano do Google Workspace que dá direito ao Google Vault
- atribuir licenças para todos os envolvidos com o programa;
- especificar quem pode acessar o domínio;
- conceder privilégios às pessoas envolvidas;
- especificar o período de retenção e arquivamento.
O Google Vault pode ajudar muito a sua empresa a ter uma maior segurança jurídica. Além de também integrar e unir os diversos setores da sua empresa, agilizar processos, aumentar a produtividade.
Caso você ainda tenha qualquer dúvida sobre a ferramenta Google Vault, você pode entrar em contato com os especialistas da Wecolab e tirar todas as suas dúvidas.
