Hoje em dia existem diversas ferramentas no mercado com a intenção de ajudar no dia a dia das empresas.
Acontece que, muitas vezes, as empresas começam ter um investimento muito alto em várias ferramentas ao mesmo tempo, quando menos opções poderiam resolver o problema.
Quando ocorre uma subutilização dessas ferramentas, muitas vezes por uma falta de gestão de TI, as ferramentas não são usadas ao máximo, comprometendo diversas funcionalidades e gerando insatisfação.
É preciso entender a fundo o que cada ferramenta proporciona, para evitar a subutilização das mesmas e, assim, não gerar insatisfação e gastos desnecessários.
Por que acontece a subutilização de ferramentas.
Para começar, vamos entender porque e como acontece a subutilização das ferramentas, pois só assim poderemos saber como cuidar desse problema e resolvê-lo. Vamos lá?
Subaproveitamento de recursos
Como falamos antes, é bastante comum existir um desafio no quesito gerenciamento de fluxos de processos e operações. A combinação de tarefas tediosas com o fluxo de trabalho diário faz com que as vantagens competitivas diminuam bastante.
Isso acontece porque os gestores de TI costumam ser muito conservadores e não utilizam as ferramentas que têm à disposição na sua totalidade.
Isso faz com que uma empresa acabe comprando a licença de diversas ferramentas ao mesmo tempo desnecessariamente, ou usando até uma ferramenta para o que não é sua função principal.
Com isso, muitas ferramentas ótimas acabam sendo mal aproveitadas por falta de experiência e/ou conhecimento.
Falta ou má integração de sistemas
O uso de muitas ferramentas diferentes é muito comum, e cada uma delas exige um conjunto de processos para que funcione da melhor forma possível.
Quando uma empresa decide se automatizar, e começa a aderir esses sistemas, acontece que muitas não conversam entre si, fazendo com que seja necessária re-digitação de informações e retrabalho para que todas funcionem, isso acaba resultando em problemas de produtividade que atrapalha a operação de toda a empresa.
Nesse caso, ao decidir pela automação, é importante que a gestão de TI busque soluções integradas, para não haver perda de tempo e dinheiro.
Gargalos
Não é porque um processo sempre foi executado de um jeito que é o jeito certo (ou a melhor opção). Acontece que, muitas vezes as empresas acabam negligenciando o que gera a lentidão nos processos por conta da falta de visibilidade e incapacidade de compreender o impacto de um gargalo.
Esse gargalo acaba sendo por conta da falta de adaptação às novas tecnologias por conta de gestores de TI, principalmente. Lembrando que se adaptar às novas tecnologias é uma das melhores formas de melhorar os processos como um todo.
Redundância
Duplicação de processos é um outro grande problema. A repetição de etapas é algo que pode confundir muito quem irá executar as etapas, isso acontece por conta de uma falta de colaboração dos departamentos ou até a falta de sistemas e ferramentas que ajudam na automação dos processos.
Melhorar a colaboração dos departamentos traz muitos benefícios. Com essa colaboração, as empresas podem gerenciar sistemas, melhorar fluxos e eliminar tarefas sem valor agregado, como desperdício de tempo, de estoque, atrasos do cliente, etapas desnecessárias e outras.
Falta de visão
Líderes que não possuem insights relevantes têm menos probabilidade de fazer escolhas inteligentes. Quando um líder ou gestor de TI não sabe como a empresa está progredindo, é difícil priorizar as competências das atividades no planejamento.
Gestão de tecnologia e a subutilização de ferramentas
A falta de produtividade é um grande problema mas que pode ser solucionado. Às vezes, em algum momento você pode precisar atender ao cliente por conta de implementações, ou alguma questão específica. Porém, a maior parte dos problemas podem ser solucionados por meio de ferramentas como o Google Meet, onde você entra em uma reunião por meio de áudio e vídeo, e faz uma reunião online. Com essa ferramenta é possível compartilhar ideias, gravar as reuniões, e muito mais.
É importante dizer que não só de novidades vive a produtividade de uma empresa. Contar com ferramentas como Google Documentos, Planilhas é uma forma muito eficiente e produtiva, inclusive sendo colaborativa. Conhecer essas ferramentas é necessário para que não seja necessário a aquisição de novos softwares.
O Google Workspace é uma plataforma que ajuda na colaboratividade da sua equipe. Além disso, dentro dessa plataforma existem diversas ferramentas que ajudam na automação dos processos, o que reforça a ideia de que é preciso conhecer a fundo todos os softwares e suas funcionalidades.
Conte com a equipe especializada da WeColab para te ajudar a entender melhor tudo o que o Google Workspace pode te oferecer.
